B

ARRIENDO DE EDIFICIOS - SECTOR PRIVADO
TARJETAS COMERCIALES

C

DEMANDAS CONTRA EL ESTADO; Estatuto de Limitaciones
COMUNICACIONES; Teléfonos Generales y Celulares
SERVICIOS CONTRACTUALES  

FONDO FIDUCIARIO DE LA UNIDAD DE SALUD DE CONDADO
SERVICIOS DEL TAQUÍGRAFO DEL TRIBUNAL (Ver "Servicios por Contrato")
CARGOS EN TARJETAS DE CRÉDITOS

D

CONTRATOS DE MERCANCÍAS DE PAGOS DIFERIDOS

E

CURSOS EDUCATIVOS
ARRIENDO DE EQUIPOS
ÓRDENES EJECUTIVAS

F

ASIGNACIONES DE SUBVENCIONES Y AYUDAS FCO (Ver "Servicios por Contrato")
ASISTENCIA FINANCIERA FEDERAL Y ESTATAL (Ver "Servicios por Contrato")
MUEBLES

G

H

I

COSTOS INDIRECTOS; LIMITACIONES (Ver "Servicios por Contrato")
SEGUROS
INTERCAMBIO DE PERSONAL ENTRE AGENCIAS DEL ESTADO (Ver "Servicios por Contrato")
FACTURAS
MUESTREO DE FACTURAS

J

TRASFERENCIAS EN LIBRO DIARIO

K

L

COMPRAS DE TIERRAS
SERVICIOS LEGALES (Ver "Servicios por Contrato")
GRAVÁMENES

HONORARIOS PARA LICENCIAS (Ver "Cuotas de Membresía”)
CABILDERO

M

CUOTAS DE MEMBRESÍA/HONORARIOS DE LICENCIAS
VEHÍCULOS MOTORES
GASTOS DE MUDANZAS/EMPLEADO

N

NOTARIO

O

OCO vs. GASTOS

P

OBVENCIONES
FOTOGRAFÍAS DE OFICIALES PÚBLICOS; REALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
FRANQUEO
ADQUISICIÓN; MÉTODO DE
GASTOS PROHIBIDOS
ARTÍCULOS PROMOCIONALES
TRANSACCIONES DE TARJETA DE COMPRAS

Q

R

GANANCIAS DEL MATERIAL RECICLABLE

S

ACUERDOS DE DEMANDAS CONTRA EL ESTADO
EQUIPOS DEPORTIVOS; DEPARTAMENTO DE CORRECCIONALES

T

IMPUESTOS
VIAJE

U

V

VOLUNTARIOS
COMPROBANTES

Pagos de Anticipos Contractuales Según Sección 216.181(16), E.F. - (Ver “Servicios por Contrato”)

Anticipos Según la Sección 215.422(14), E.F.

Los pagos de anticipos se pueden realizar bajo la Sección 215.422(14), E.F., y la Norma 3A-40.120(3), Código Administrativo de la Florida (FAC), según lo siguiente:

1. El pago de anticipos se puede realizar por acuerdos de mantenimiento, acuerdos de licencias de softwares y subscripciones que cumplan con uno de los siguientes criterios:

2. El pago de anticipos se puede realizar para otros bienes y servicios si los aprueba por anticipado la Oficina de Auditoría. Los criterios para la aprobación son:

Los pedidos de aprobación de pagos de anticipos deben incluir información que indique que el pago cumple uno de los criterios anteriores y que la agencia ha cumplido con los requisitos de adquisición aplicables.

Según las Secciones 50.031 y 50.041 E.F., los avisos legales tendrán prueba de dicha publicación realizada por affidávit uniforme.

Cuando un pago, el cual no sería de otra manera un uso legalmente autorizado de los fondos del estado, se solicita en conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), el pedido deberá incluir una declaración firmada por el jefe de la agencia o la persona designada para ello que certifique que:

La ADA indica que los registros relacionados con la discapacidad de una persona deben mantenerse de manera confidencial; por lo tanto, la información del pago para proporcionar una "adaptación razonable" debe contener un número de archivo u otro código mediante el cual el comprobante se pueda seguir rápidamente hasta llegar a los registros confidenciales conservados por la agencia.

La sección 255.043, E.F. permite la compra de trabajos artísticos para edificios del estado cuando están incluidos en la apropiación de la construcción original de dicho edificio en un monto del 0.5 por ciento del total de asignaciones que no excedan los $100,000. Se debe incluir junto con las facturas presentadas para el pago según esta sección, pruebas de notificación por parte de agencias que reciben apropiaciones originales para construcción en el Consejo de Artes de la Florida.

1. Según la Sección 215.965, E.F., los pagos adeudados a proveedores o empleados no se pueden asignar cambiando el nombre del destinatario del pago, del beneficiario final a una persona asignada. Sin embargo, sujetas a aprobación de cada agencia individual, las garantías del estado se pueden emitir a favor de un empleado o proveedor y ser entregadas a la persona asignada. Se deben presentar antes del pago la autorización del destinatario de pago y de la agencia.

2. Para la mayoría de los contratos de proveedores, el beneficiario final es el proveedor que suministra el servicio, pero en algunos contratos el beneficiario final puede ser una tercera parte con la cual el proveedor posee una obligación legal monetaria. En estas situaciones, el contrato se puede enmendar para indicar correctamente la parte que es beneficiario final de los fondos del estado y la parte que suministrará los servicios al estado. Estos casos deben ser analizados individualmente. En este tipo de contratos entre todas las partes deberá haber un acuerdo, especialmente entre el proveedor y la tercera parte. El proveedor que suministra el servicio y el beneficiario final deberán tratar la responsabilidad del Estado en el contrato. No obstante, la mejor manera de manejar estas situaciones es que el proveedor y la tercera parte resuelvan sus asuntos financieros entre ellos y que el Estado pague al proveedor que suministra el servicio.

3. La Sección 215.965, E.F. no excluye los pagos que se realizan conjuntamente a un beneficiario final y una tercera parte.

Cuando se solicita un pago para premios individuales, se debe proporcionar el nombre del empleado y el número de seguridad social.

Premios por Servicios Satisfactorios

Según la Sección 110.1245, E.F., cada jefe de departamento está autorizado para incurrir en gastos por dar premios en las siguientes situaciones:

Reunión de Empleados para Presentación de Premios - Espacio Propiedad del Estado

Aunque juntar a los empleados para presenciar la presentación de los premios puede tener sus beneficios en cuanto a mejorar la motivación y moral de los empleados, a menudo esas ventajas son difíciles de medir. Se alienta a las agencias a considerar los costos completos de dichos eventos con respecto a los beneficios derivados de dichos costos, y a reevaluar la decisión de realizar dichos eventos a costa de los contribuyentes. El costo de dicho encuentro se puede calcular en términos del tiempo empleado en dicho evento y los sueldos de los empleados que participan. Esto incluye no sólo el tiempo de aquellos que realmente asisten al evento (tiempo para llegar al lugar del evento, para estar en el evento y para volver a los lugares de trabajo), sino también el tiempo utilizado por los empleados para preparar dichos eventos y para avisar a los empleados sobre la hora y el lugar del evento. Además del sueldo (incluyendo horas extras y tiempo compensatorio), también puede haber costos asociados con viajes que deben estar incluidos.

Alquiler de Espacios y Costos de Viaje

No se acepta como gastos del estado el costo de alquiler de espacios con el fin de reunir a los empleados con el único propósito de presenciar la presentación de los premios, o los gastos de viajes incurridos con el único propósito de asistir a un evento de presentación de premios. Sin embargo, los gastos de viajes de los ganadores de los premios al evento de presentación de premios pueden pagarse con fondos del estado.

Reconocimiento a Voluntarios

Según la Sección 110.503(5), E.F. cada departamento o agencia que utilice los servicios de voluntarios está autorizado a incurrir en gastos que no excedan los $100 cada uno, más impuestos aplicables, para certificados adecuadamente enmarcados, placas u otras pruebas de reconocimiento a honrar, recompensar o alentar a los voluntarios por sus servicios.

Según la Sección 110.504(6), E.F., pueden proporcionarse beneficios de reconocimiento accesorios o premios no monetarios accesorios a voluntarios que sirven a departamentos del estado para premiar, reconocer o alentar a esos voluntarios por su servicios. Los premios no pueden costar más de $100 cada uno, más impuestos aplicables.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Premios.”

Según las Secciones 255.25 y 255.254, E.F., toda agencia que requiera el arriendo de espacio debe obtener la aprobación del Departamento de Servicios de Administración (DMS).

Los comprobantes para el pago de arriendo de edificios deben incluir el número aprobado de arriendo del DMS, si correspondiera. Los arriendos no se pueden pagar por adelantado; sin embargo, los comprobantes se pueden presentar para el pago después del día 20 del mes para el cual se requiere el pago.

Antes de arrendar edificios que requieran renovación a cuenta del estado, las agencias deben determinar si arrendar el edificio es en mejor beneficio del estado que arrendar espacio que satisfaga las necesidades de la agencia.

La agencia debe conservar la justificación y presentarla a la Oficina de Auditoría si la solicitara.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Arriendo de Edificios y Equipos.”

Las agencias del estado deberán revisar la necesidad de tarjetas de presentación para sus empleados y limitar la compra de las mismas a aquellos empleados que realmente necesitan tarjetas para ejecutar sus deberes y responsabilidades oficiales. Si necesitan comprar tarjetas de presentación para los empleados, las compras deben realizarse dentro de las siguientes limitaciones. Las tarjetas con sello dorado se pueden comprar para empleados que ocupan puestos de Exención Selectiva, Administración Senior, y cargos equivalentes o superiores. Las tarjetas más económicas de un solo color se pueden comprar para otros empleados que necesiten tarjetas.

Los pedidos de pagos de tarjetas de presentación que no sean las más económicas de un solo color, deben incluir información que demuestre que el empleado para quien se compra la tarjeta ocupa un puesto de Exención Selectiva, Administración Senior o equivalente.

Demandas Contra el Estado - Estatuto de Limitaciones

La Sección 95.11(2)(b), E.F., establece un límite de cinco años en acciones legales o de equidad sobre un contrato, obligación o responsabilidad que esté fundada en un instrumento escrito. La Sección 95.11(3)(k), E.F., establece un límite de cuatro años en acciones sobre un contrato, obligación, o responsabilidad no fundada en un instrumento escrito, incluyendo una acción para la venta y distribución de bienes, artículos y mercancías. Toda demanda que exceda los límites de tiempo proporcionados en la presente será considerada como fuera del estatuto de las limitaciones para reclamaciones contra el Estado.

Acuerdos - Ver la Sección "Acuerdos sobre Demandas contra el Estado".

Información

Los gastos autorizados como cargos de comunicaciones incluyen teléfono, teléfono celular, beepers, pagers, telégrafos y por procesamiento de datos. La compra, arriendo y uso de todos los servicios de comunicación que excedan la Categoría Dos, Sección 287.017, E.F. deberán tener una aprobación de la División de Comunicaciones, según la Norma 60C-2.008, Código Administrativo de la Florida, a menos que dicha autoridad esté delegada a las agencias. Se deberá adjuntar una copia de la aprobación a la factura presentada para el pago.

Los cargos por Soporte de Servicios Universales (también conocidos como Cargos Comunitarios Universales o Tarifas de Servicios Universales Federales) se pueden pagar con fondos del estado. Éstos NO son impuestos, por lo tanto, el Estado de la Florida no está exento.

El Estado de la Florida y sus subdivisiones políticas están exentas del impuesto federal de comunicaciones sobre servicios de comunicaciones definidos como servicios de telefonía local, servicios de telefonía con cargo y servicios de intercambio de teletipo. El impuesto federal de comunicaciones incluido en las facturas por dichos servicios deberá ser eliminado de las facturas antes del procesamiento del pago.

Telefonía Celular - Propiedad del Estado

Los teléfonos celulares deberán utilizarse sólo para llevar a cabo asuntos oficiales del estado cuando un teléfono convencional no está rápidamente disponible. Las agencias del estado deben haber establecido controles internos sobre el uso de teléfonos celulares de propiedad estatal o arrendados para asegurar que los pagos de fondos públicos relacionados con teléfonos celulares sirven a un propósito público autorizado específico. Deberán revisarse las opciones de facturación para determinar la selección de la opción más económica teniendo en cuenta los requisitos de uso específico del usuario de telefonía celular.

Deberá descartarse el uso personal de teléfonos celulares de propiedad estatal o arrendados. En caso de que se realicen o se reciban llamadas personales, deberán existir procedimientos para asegurar que se recibe el pago por el uso personal antes del pago al proveedor del servicio, mientras se tengan en cuenta los requisitos de la Sección 215.422 E.F. Esto se puede realizar mediante:

Si el plan se basa en el uso real, el empleado pagaría el cargo por las llamadas personales, además de todos los impuestos aplicables.

Si el plan incluye una cantidad específica de minutos permitidos para una tarifa específica, se utilizarán las siguientes instrucciones para calcular el monto que el empleado reembolsaría a la agencia del estado por llamadas personales. Cuando no se excede de los minutos permitidos en el plan, el empleado pagaría la tarifa por minuto prorrateada. Se divide la cantidad de minutos permitidos en el plan por la tarifa mensual para determinar la tarifa por minuto prorrateada. Por ejemplo, si un plan tiene la tarifa mensual de treinta dólares ($30) por 200 minutos, el empleado pagaría 15 centavos ($30/200) por cada minuto de uso personal en teléfonos celulares del estado.

Cuando se exceden los minutos permitidos por el plan, el empleado pagaría la tarifa por minuto del exceso por cada minuto de uso personal de teléfonos celulares del estado.

Telefonía Celular - Personal

Se realizará el reembolso a empleados por el uso ocasional de teléfonos celulares personales para llevar a cabo asuntos oficiales del estado sólo cuando esté corroborado con documentación que demuestre que la llamada se realizó necesariamente para asuntos oficiales estatales de la agencia. Si la llamada comercial realizada desde el teléfono celular personal del empleado no implica ningún cargo adicional para el empleado, no se permitirá ningún reembolso por dicha llamada. Sin embargo, si la llamada comercial del estado implica cargos adicionales, se le puede reembolsar al empleado hasta la tarifa por minuto cobrada, además de impuestos aplicables, por el exceso de minutos incurridos como resultado del uso para asuntos oficiales estatales. Se requerirá al empleado que proporcione una declaración que certifique que las llamadas eran necesarias y que eran para asuntos oficiales estatales. No se realizará ningún pago por ninguna parte de los cargos mensuales personales del empleado, de los impuestos en la tarifa básica mensual o de los cargos relacionados con la obtención de documentación con listas de llamadas de teléfonos individuales.

Si es necesario que un empleado utilice consistentemente su teléfono personal para llevar a cabo los deberes y responsabilidades de una agencia del estado, entonces, la agencia deberá considerar hacer uso de un teléfono celular de propiedad del estado.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Telefonía Celular/Pagers.”

Información

El servicio contractual abarca la prestación de tiempo y esfuerzo por parte del contratista y no el suministro de mercancías específicas. Los gastos clasificados como servicios contractuales incluyen, sin estar limitados a: servicios profesionales como contabilidad, arquitectura, consultoría, informes de cortes, ingeniería, servicios legales, médicos y generales como custodia, empleo, entretenimiento, exámenes y pruebas, investigador e investigación.

Adelantos Según la Sección 216.181(16), E.F.

La Sección 216.181(16), E.F. contempla anticipos para la puesta en marcha de programas o anticipos para servicios contratados a entidades gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro. El monto que se puede anticipar no deberá exceder las necesidades en efectivo estimadas del contratista o receptor dentro de los tres meses iniciales. Después de los mismos, el desembolso será sólo sobre una base de reembolso. Los pagos de anticipos se pueden realizar para contratos de reembolso de costos y de precio fijo.

Las agencias específicamente autorizadas por la Ley de Asignaciones Generales para realizar pagos de anticipos y que deseen anticipar más allá de los tres meses iniciales para los que se estiman necesidades de efectivo deben pedir una exención de la Oficina de Auditoría. El pedido de exención debe incluir:

El pedido de exención deberá enviarse a la Oficina de Auditoría, Departamento de Servicios Financieros, 200 East Gaines Street, Tallahassee, Florida 32399-0355 para aprobación previa a la entrega del pago. El pedido de exención será entonces reenviado al comité de apropiaciones de ambas cámaras de la Legislatura para consulta y comentarios. La Legislatura tiene catorce días para responder al pedido. Si no hay respuesta dentro del período de catorce días, la aprobación será otorgada por la Oficina de Auditoría, si se cumplen todos los otros requisitos correspondientes. La agencia será notificada por escrito sobre la aprobación o desaprobación del pedido. Si es aprobado, se debe entregar una copia de la aprobación junto con el pago.

*Los pagos de anticipos permitidos bajo la Sección 215.422(14) E.F., se pueden encontrar en la sección "Pagos de Anticipos".

Contratos para $1,800 o Menos

Para reducir el tiempo y costo requeridos para procesar las pequeñas rutinas de los pagos mensuales o trimestrales de los contratos anuales, las agencias están autorizadas a procesar los pagos de los anticipos anuales de dichos contratos, cuyo monto anual es $1800 o menos. No se requiere a los contratos de $1800 o menos cumplir con la documentación específica requerida por la Norma 3A-40.120(3), Código Administrativo de la Florida, para los pagos de anticipos.

Requerimientos de Documentación del Contrato

Según la Sección 287.058, E.F. cada asignación de servicios contractuales que exceda el monto límite de la Categoría Dos establecida en la Sección 287.017, E.F. deberá ser probada por un acuerdo escrito que incorpore todas las disposiciones y condiciones de la adquisición de dichos servicios. La Sección 287.058 (1), E.F., permite el uso de una orden de compra en lugar de un documento escrito. Sin embargo, la orden de compra debe incluir una descripción adecuada del servicio, el período de contrato y la forma de pago. Además, la orden de compra o solicitud debe incluir las disposiciones de la Sección 287.058 (1)(a)–(f), E.F.

Ya sea una orden de compra o un acuerdo escrito lo utilizado, el documento debe contener lenguaje claro y específico en relación con los servicios/remitibles que deben prestarse y aceptarse antes de que se reciban los pagos. Los remitibles deben estar específicamente relacionados con el alcance de trabajo del contrato y deben ser cuantificables y medibles. El documento también deberá contener las sanciones por no desempeño. Los contratos que se pagan mediante reembolso o a una tasa fija para un período específico, por ejemplo, mensualmente, trimestralmente, etc., deberán requerir informes de progreso por escrito que se presentarán detallando las actividades realizadas por el período de factura.

Para procesar los pagos por servicios usando una orden de compra, la misma deberá declarar que los términos no pueden ser modificados por el proveedor. Cualquier intento de modificar una orden de compra por servicios no será aceptado como base para compensación adicional.

Servicios por Contrato Apéndice 1, ubicado al final de esta sección, se puede usar como referencia para todos los requisitos a ser incluidos en el documento del contrato.

Excepciones a las Disposiciones de Requisitos de la Sección 287.058 E.F.

Cambios al Documento Contractual

Cambios al Requisitos del Pago

Los pagos por servicios contractuales deben incluir, como mínimo, la factura, una descripción de los servicios prestados (es decir, remitibles específicos) y las fecha(s) del servicio. Los siguientes contratos requieren documentación o información adicional.

Cambios al Proceso de Revisión

El memorándum del Contralor #11 (2001-02) describe los procedimientos para procesar los servicios contractuales. Este proceso elimina el requisito para las agencias de presentar una copia del contrato/contrato de orden de compra y documentación de apoyo para contratos de servicios contractuales de $250,000 o menos. Sólo los pagos de contratos/contratos de órdenes de compra para servicios contractuales cuyo monto es mayor a $75,000 serán procesados mediante el Sistema Central de Contratos utilizando un número de agencia-asignado de Contrato Estatal. Esto incluye contratos de monto abierto en dólares.

El proceso de revisión de contrato requiere que las agencias completen una Lista de Control de Revisión de Contrato si el contrato excede los $75,000 y que presenten la lista a la Oficina de Auditoría. (Ver Apéndice 1 y Apéndice 2. La Lista de Revisión de Contratos está disponible en el sitio web de DFS en formatos Adobe Acrobat y Word. Las agencias pueden utilizar la versión larga (Servicios Contractuales Apéndice 1) o la versión corta (Servicios Contractuales Apéndice 2) de la Lista de Revisión de Contratos. Las agencias pueden adaptar la Lista de Revisión de Contratos para satisfacer sus propias necesidades con la aprobación de la Oficina de Auditoría. Las agencias que están ya utilizando una versión aprobada para agencias de la Lista de Revisión de Contratos pueden continuar utilizando su versión aprobada de la lista.

Para contratos con montos superiores a $75,000 y menores o iguales a $250,000, las agencias deben presentar una Lista de Revisión de Contratos en lugar del contrato y documentación de apoyo. Para contratos que excedan los $250,000 o con un monto abierto en dólares, las agencias deben presentar una Lista de Revisión de Contratos, el contrato y la documentación de apoyo. (Ver Pautas en esta sección.)

Si el monto del contrato es $75,000 o menos o es un "pago único" (para cualquier valor en dólares), se alienta a la agencia a enviar el Formulario de Resumen de Contrato en lugar del contrato/orden de compra con cada pago. (Ver Servicios Contractuales Apéndice 3.)

Al completar la Lista de Revisión de Contratos, incluya toda la información del contrato solicitada. Si no hay suficiente espacio en la Lista de Revisión de Contratos para incluir todos los remitibles/fechas críticas o criterios de pago, deberá adjuntar páginas del contrato o apéndices que contengan esa información.

La Lista de Revisión de Contratos y/o el contrato/orden de compra y la documentación de apoyo deben presentarse ante la Oficina de Auditoría antes del primer pago. Es muy importante que se entregue la lista y/o los contratos antes del pedido de pago para evitar demoras y permitir un procesamiento de los comprobantes de servicios contractuales más eficiente y puntual.

La Oficina de Auditoría revisará la Lista de Control de Revisión de Contratos y/o el contrato/orden de compra para cumplir con los requisitos estatutarios, los requisitos generales del contrato indicados de otra manera por ley o norma, y los términos que rigen la prestación del servicio y el pago. Al finalizar esta revisión y su aprobación, la Oficina de Auditorías ingresará la información del contrato en el Sistema Central de Contratos.

Los contratos de servicio (para cualquier monto en dólares) de Contratos Estatales a Plazo Fijo, SNAPS, PRIDE, RESPECT, construcción, y los pagos únicos no son controlados en el Sistema Central de Contratos y NO requieren la presentación de la Lista de Control de Revisión de Contratos.

Pautas para el proceso de revisión de contrato son las siguientes:

Contratos Firmados Después de Recibir Servicios

La Sección 287.058 (2), E.F., solicita que ambas partes firmen un contrato o acuerdo por escrito antes de la prestación de los servicios, para acuerdos de servicios contractuales cuyo costo exceda el límite de la Categoría Dos, excepto en el caso de una emergencia válida según lo certifique el jefe de la agencia. La certificación de una emergencia debe prepararse dentro de los treinta (30) días luego de que el contratista comienza su prestación de servicios y debe especificar por escrito los hechos y circunstancias particulares que impidieron la ejecución del acuerdo por escrito, antes de la prestación de los servicios.

Si la agencia no logra que el jefe de la agencia y el contratista firmen el contrato antes de la prestación del servicio contractual, y si la emergencia no existe, el jefe de la agencia debe, antes de los 30 días después de que el contratista comienza a prestar los servicios, certificar las condiciones y circunstancias especificas al DMS así como también describir las acciones tomadas para evitar que el incumplimiento vuelva a suceder.

El incumplimiento de estos requisitos requerirá que la agencia y el contratista establezcan un acuerdo de conciliación.

Servicios del Taquígrafo del Tribunal

La Sección 287.059(14), E.F., autoriza a la Oficina del Procurador General a contratar a uno o más servicios de taquigrafía de tribunal, en base a un circuito, en nombre de todas las agencias del estado. Todas las agencias deberán utilizar los contratos para servicios de taquigrafía de tribunal establecidos por la Oficina del Procurador General. En ausencia de un contrato estatal para servicios de taquigrafía de tribunal, las agencias que contraten servicios de taquigrafía de tribunal deben atenerse al programa estándar de honorarios establecido en la Norma 2-39.020, del Código Administrativo de la Florida. El programa estándar de honorarios está establecido como monto máximo permitido para servicios de taquigrafía de tribunal y se aplicará según la ubicación de la declaración o audiencia. Las agencias deberán negociar los honorarios por debajo del máximo permitido siempre que sea posible si no hay en vigor ningún contrato de servicios de taquígrafo de tribunal.

Toda agencia que desee sobrepasar el programa estándar de honorarios deberá demostrar al Procurador General la necesidad de dicha acción mediante una declaración de exención la cual debe estar firmada por el jefe de agencia apropiado o persona designada antes de contratar servicios de taquigrafía de tribunal. Se debe presentar una copia de la exención ante la Oficina de Auditoría junto con el pago. La exención deberá basarse en los siguientes criterios:

Determinación de la Relación Empleado-Empleador

Al establecer acuerdos de servicios personales, las agencias deben determinar si existe una relación empleador-empleado. El IRS generalmente indica que la relación de empleador y empleado existe cuando la persona o personas para quienes los servicios se prestan tienen el derecho a controlar y dirigir al individuo que desempeña el servicio, no sólo en lo que se refiere al resultado del trabajo realizado, sino también a los detalles y medios por los cuales se obtiene ese resultado. Si se determina que dicha relación existe, se deberá pagar al empleado mediante el sistema de nómina de pagos y no como contratista independiente. Corresponde a las agencias evaluar las circunstancias de cada relación contractual. Cualquier multa que pueda imponer el IRS por no realizar la determinación adecuada de la relación de empleo será sustentada por la agencia que realiza la determinación inicial.

Las circunstancias de una relación de empleo se pueden presentar al IRS para su determinación utilizando un Formulario SS-8.

Como una ayuda para asistir a las agencias a realizar la determinación de la relación empleado-empleador, se establecieron los siguientes veinte factores. Estos factores se desarrollaron sólo como guías para determinar si un individuo es un empleado. Se requiere escrutinio especial al aplicar los veinte factores, para asegurar que los aspectos formales de un acuerdo diseñado para alcanzar un status particular no impidan distinguir la esencia del acuerdo. Los veinte factores son los siguientes:

Compensación Adicional

Según la Sección 215.425, E.F., no se puede otorgar compensación adicional después de celebrarse el contrato a menos que se proporcionen servicios adicionales. Las enmiendas en contratos que aumentan el monto total del contrato son sólo válidas si se proporcionan servicios adicionales y la ITB, ITN o RFP proporcionados para aumento de precios, una extensión del alcance de los servicios y/o futuras enmiendas para aumentar el monto total del contrato. Si se aumenta el monto total de un contrato con tarifa unitaria fija y la tarifa unitaria queda igual, se puede presumir que el contratista proporcionará unidades de servicio adicionales. Todos los demás contratos deben mostrar claramente los servicios adicionales que serán proporcionados.

Sitio Web y Asistencia Financiera Estatal

Los premios de asistencia financiera federal y/o estatal pueden realizarse en forma de subvenciones, asignaciones directas, préstamos, etc. y no representan la compra de servicio de un proveedor.

Los desembolsos de asistencia financiera estatal deben realizarse desde el código objeto 7500 y deben pasar por alto el Sistema Central de Contratos Contables de FLAIR. Los desembolsos de otro tipo de asistencia financiera se pueden realizar con los códigos objeto 7100, 7200, 7300, 7400, y 7900 y también deberán pasar por alto el Sistema Central de Contratos Contables de FLAIR.

Se requiere a las agencias proporcionar autoridad para el desembolso de asistencia federal o estatal. Se puede encontrar información relacionada con la asistencia financiera estatal y la Ley de Auditoría Única de la Florida en las páginas web de la Oficina Ejecutiva del Gobernador, la Oficina del Auditor General y el Departamento de Servicios Financieros. El sitio web del Gobernador también tiene enlaces para información sobre asistencia financiera federal.

El acuerdo que otorga asistencia financiera estatal/federal debe contener un lenguaje claro y específico sobre los servicios/remitibles que deben ser prestados y aceptados antes de que el estado emita el pago. Los remitibles deben estar particularmente relacionados con el alcance del trabajo y deben ser cuantificables y medibles. El documento también debe contener sanciones por el no desempeño. Los acuerdos que se pagan mediante reembolsos o a una tarifa fija durante un período específico, ej. mensualmente, trimestralmente, etc., deberán requerir un informe de progreso para ser presentado detallando las actividades llevadas a cabo durante el período de factura.

Apropiaciones de Subvenciones y Ayudas FCO

Cuando corresponda, las subvenciones de FCO a entidades sin fines de lucro deben cumplir con los requisitos de la Sección 216.348, E.F.

Intercambio de Personal entre Agencias del Estado

La Sección 112.24, E.F., autoriza los acuerdos de intercambio de empleados entre Agencias del Estado de la Florida para mejorar el uso económico y efectivo de los empleados públicos. Los acuerdos de intercambio están exentos de los requisitos de disposición de la Sección 287.058, E.F., y deberán ser ejecutados según los requisitos establecidos en la Sección 112.24, E.F.

Servicios Servicios

Los contratos para abogados privados deben celebrarse según la Sección 287.059, E.F., con aprobación previa del Procurador General, donde corresponda, e incluirán una declaración según la cual los servicios solicitados de un abogado privado no pueden ser proporcionados por la Oficina del Procurador General, o los servicios de dicho abogado privado son rentables según la opinión del Procurador General. Donde corresponda, se deben incluir evidencias de la aprobación por parte de la Oficina del Procurador General para contratar servicios de abogados privados con el primer pago presentado ante la Oficina de Auditoría para contratos con seguimiento a través del sistema. Los contratos sin seguimiento a través del sistema deben incluir evidencias de aprobación con cada pago.

Limitaciones En Costos Indirectos

Según la Sección 216.346, E.F., los contratos o subvenciones entre agencias del estado, incluyendo cualquier contrato que involucre al Sistema de Universidad Estatal o al sistema de Colegios Comunitarios Estatales, la agencia que recibe el contrato o subvención deberá recargar no más del 5 por ciento por gastos o costos indirectos o cualquier otro costo no requerido para el pago de costos directos. Esta restricción se aplica para contratos con financiación estatal o federal.

Profesional Servicios

La Sección 287.055, E.F., hace referencia específicamente, a la adquisición de profesionales en arquitectura, ingeniería, arquitectura paisajista, o agrimensura de terrenos o trazado de mapas.

La Sección 287.055(3)(a), E.F. requiere que cada agencia anuncie públicamente, de manera uniforme y consistente, cada vez que se requiera la adquisición de servicios de arquitectura, ingeniería o agrimensura y trazado de mapas para un proyecto, cuyo costo básico de construcción estima la agencia que excederá el monto límite indicado en la Sección 287.017, E.F., para la Categoría Cinco o para actividades de planificación o estudio cuando los honorarios por dichos servicios exceden el monto límite indicado en la Sección 287.017, E.F., para la Categoría Dos.

El aviso público incluirá una descripción general del proyecto e indicará cómo los consultores interesados deberán presentarse para ser considerados. Se requiere a las agencias presentar evidencia de cumplimiento con la Ley de Negociación Competitiva para Consultores (CCNA) junto con el primer pago.

La Sección 287.055(4), E.F., contempla la selección competitiva de empresas que proporcionan servicios profesionales. El proceso de selección competitiva incluye una evaluación de las calificaciones y datos de desempeño de las empresas que presentan propuestas y una selección de al menos tres empresas en orden de preferencia. Se debe presentar evidencia de cumplimiento con los requisitos de selección competitiva con el primer comprobante solicitando los pagos.

La Sección 287.055, E.F., contempla la negociación competitiva de contratos para servicios profesionales. Primero, la agencia debe intentar negociar un contrato con la empresa que se ha definido como la más calificada. Si la agencia no es capaz de negociar un contrato con la empresa considerada como la más calificada a un precio que la agencia considere justo, competitivo y razonable, las negociaciones se darán formalmente por terminadas. La agencia de deberá entonces emprender negociaciones con la segunda empresa más calificada. Si las negociaciones fallan con la segunda empresa más calificada, entonces la agencia debe terminar las negociaciones. El proceso deberá repetirse en el orden de competencia y calificación de las empresas hasta llegar a un acuerdo. Se deben presentar evidencias para documentar que la agencia ha negociado un contrato que proporciona una compensación justa, competitiva y razonable.

El criterio de pago para los contratos de servicios profesionales incluye, sin estar limitado a:

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Servicios Contractuales”

CONTRACTUAL SERVICIOS APÉNDICE 1 - Lista de Control de Revisión de Contrato - Versión Larga
SERVICIOS CONTRACTUALES APÉNDICE 2 - Lista de Control de Revisión de Contrato - Versión Corta
SERVICIOS CONTRACTUALES APÉNDICE 3 - Resumen de Contrato/Orden de Compra

Según la Sección 216.341, E.F., el dinero del fondo fiduciario de una unidad de salud de condado puede ser utilizado por el Departamento de Salud para los respectivos departamentos de salud de condado, según los presupuestos y planes acordados por las autoridades del condado de cada unidad de salud y del Departamento de Salud. Las unidades de salud del condado están sujetas a la Sección 287.057, E.F., para requisitos de adquisición, a menos que la información del pago incluya una certificación escrita de la agencia declarando que se siguieron los procedimientos de compra del condado. La certificación debe contener una referencia cruzada a las secciones específicas de los procedimientos de compra del condado que se aplican.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Fondo Fiduciario de Unidades de Salud de Condado.”

Las agencias no establecerán contratos con ninguna compañía de tarjetas de crédito que requieran honorarios anuales. Las agencias deberán usar el Programa de Tarjetas de Compra del Estado de la Florida. (VerTransacciones de Tarjetas de Compras"Transacciones de Tarjetas de Compras".)

Estas compras deben realizarse en conformidad con la Sección 287.063, E.F. Una agencia que establezca algún contrato de mercancía que requiera pagos diferidos superiores a $30,000 y pago de intereses, éste debe ser enviado a la Oficina de Auditoría para aprobación previa y preauditoría.

Este programa es el "Programa de Financiamiento Consolidado de Equipos" (CEFP). Se puede encontrar información sobre este programa en el sitio web de DFS, http://www.myfloridacfo.com/aadir/cefp/.

Algunos ejemplos de equipos que este programa ha financiado son computadoras, fotocopiadoras, sistemas de comunicación, equipos de laboratorio, equipos médicos e impresoras.

Los pagos de CEFP deberán tener el código objeto 6100 (interés), y 6200 (principal).

Las universidades están exentas de este requisito, pero pueden pasar por el CEFP para beneficiarse de la tasa de interés contratada, normalmente más baja que las del mercado abierto.

Información

Las agencias del estado pueden pagar capacitación y cursos educativos que estén diseñados para mejorar la eficiencia de un empleado calificado cuando los cursos están directamente relacionados con los deberes laborales actuales del empleado. Los cursos educativos destinados a preparar a un empleado para un trabajo primordialmente beneficioso para el empleado, y sólo indirectamente beneficioso para la agencia, no constituye un gasto apropiado de fondos públicos sin autorización legislativa específica. Todos los libros requeridos asociados con el curso también se pueden pagar con fondos del estado siempre y cuando el Estado sólo pague cursos para empleados que beneficien primordialmente al Estado y no al empleado. Todo libro comprado con fondos del estado debe transformarse en propiedad del estado. Los costos de los cursos que beneficien primordialmente al empleado y no al estado no serán pagados. La factura para el pago debe incluir la eficiencia incrementada o el beneficio al Estado derivado de dicha capacitación o curso y el título del puesto del empleado.

Cursos de Liderazgo Comunitario

Varias cámaras de comercio en todo el Estado ofrecen cursos de capacitación. Los cursos son titulados "Liderazgo (ciudad o área)". Estos cursos tienen como propósito mejorar la calidad, cantidad y efectividad del liderazgo en la ciudad o área:

Generalmente, el cumplimiento de estos objetivos no aparece dentro de los deberes y responsabilidades estatutarios de las agencias del estado. Por lo tanto, generalmente no sería considerado un gasto apropiado de fondos del estado el pago de la asistencia de un empleado a dicho curso por parte de una agencia del estado.

Las agencias con autoridad estatutaria específica para proporcionar esta capacitación a empleados y que deseen enviar un empleado a los cursos de liderazgo comunitario deberán pedir aprobación previa en:

Los pedidos deben citar la autoridad estatutaria específica de la agencia para enviar empleados a las clases o citar el deber o responsabilidad estatutario específico, el cual necesita la agencia para enviar un empleado a dichas clases. Cualquier pago que no incluya aprobación previa, puede ser negado.

Los arriendos de equipos cuyo costo anual anticipado exceda el límite de compra de la Categoría Dos establecido en la Sección 287.017, E.F., requiere aprobación previa de la Oficina Contable. Si el costo mensual del arriendo de equipos es mayor que una decimosegunda parte del límite de la Categoría Dos, pero el costo anual será menor que el límite de la categoría Dos, cada comprobante presentado para el pago deberá incluir documentación que indique que el costo anual no excederá el límite de la Categoría Dos.

Al calcular el costo total de arriendo para determinar si el costo de arriendo anual excede el límite de la Categoría Dos, deben agregarse a los pagos de arriendo el costo de mantenimiento y otros costos periódicos en los cuales incurriría el arrendatario para el equipo. Un equipo se define como una unidad funcional y no como un componente individual. Por ejemplo, una agencia no puede adquirir, mediante arriendo, un equipo con un costo menor al límite de la Categoría Dos para evitar la aprobación de la Oficina Contable, y después agregar otros componentes al equipo que incrementen el costo total anual por encima del límite.

Los pedidos de aprobación de la Oficina Contable para arriendo de equipos por encima del límite de la Categoría Dos se deben presentar con la Lista de Control de Arriendo (http://www.myfloridacfo.com/aadir/cefp/) y dirigirse a:

Los comprobantes presentados para el pago de arriendos que requieren aprobación previa de la Oficina Contable deben mostrar el número de aprobación de arriendo asignado por la Oficina Contable.

Independientemente del costo anual del arriendo o del método de adquisición, será responsabilidad de la agencia adquirente evaluar y conservar la documentación para argumentar que un arriendo es económicamente prudente y rentable.

Las agencias con necesidades especiales de arriendo de equipos, como necesidades a corto plazo de agrimensura, monitoreo e investigación relacionada con estudios y preservación de la vida silvestre, están exentas del requisito de obtener aprobación previa. Se debe adjuntar al comprobante presentado para el pago, una certificación del jefe de agencia o persona designada que sustente la decisión de arrendar.

La Oficina Contable revisará con mucho gusto los arriendos menores o iguales a la Categoría Dos, si así lo solicita la agencia.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Arriendos de Edificios y Equipos”

El gobernador tiene autoridad para firmar órdenes ejecutivas contempladas por la Sección 252.36, E.F. Todas las órdenes ejecutivas tienen la fuerza plena y el vigor de la ley. La mayoría de las órdenes ejecutivas son para emergencias relacionadas con huracanes, tormentas tropicales, incendios descontrolados, inundaciones, tornados, cancro en los cítricos y otros estados de emergencia. Una orden ejecutiva puede suspender las normas y regulaciones de compras.

Aunque las agencias del estado pueden comprar mobiliario de oficina y público según el contrato de término del Estado en vigor en el momento de la compra, se han establecido límites de precios para la compra del siguiente mobiliario:

*Nota: Los artículos nº 2, 3, 4, 5, y 6 de la lista anterior sólo se pueden comprar para recepción u otras áreas públicas.

Los límites de precios estipulados anteriormente también se aplican para mobiliario comprado al amparo de los contratos establecidos por una agencia o universidad y al mobiliario de PRIDE.

Si una agencia necesita comprar una silla que excede el límite establecido para proporcionar una adaptación razonable según la ADA, la agencia debe procesar la factura según las instrucciones de la sección de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.

Todas las demás excepciones deben estar completamente justificadas por la agencia y aprobadas por anticipado por la Oficina de Auditoría. Los pedidos para excepciones deberán dirigirse a:

Para las agencias sujetas a las disposiciones de la Sección 287.022, E.F., los pagos para la compra de seguros, con la excepción de los seguros de título para compras de tierras, deben tener prueba de aprobación del DMS o certificación de emergencia.

Información

Las facturas presentadas para pago a la Oficina de Auditoría deben estar programadas por la agencia que desea hacer el pago utilizando un formato estándar prescrito por el Departamento de Servicios Financieros (DFS). Los pagos presentados ante la Oficina de Auditoría para el desembolso o transferencia de fondos serán sólo aquellos pagos autorizados por ley. Si dicha autoridad no se evidencia por la naturaleza del pago, la agencia debe citar la ley que ha autorizado expresamente a la agencia a gastar fondos con el propósito bajo consideración o, se debe considerar que dicha autoridad se le ha dado por implicación necesaria para llevar a cabo un deber o función expresamente impuesta o autorizada por ley. La información que figura en esta sección proporciona pautas generales que son comunes a todos los gastos.

Requisitos para Facturas

Los siguientes requisitos se aplican a todas las facturas presentadas para el pago.

Un muestreo seleccionado de pedidos de reembolsos igual a, o menor que el límite establecido en dólares para una agencia debe ser presentado a la Oficina de Auditoría para una revisión de Preauditoría. Los límites del muestreo pueden variar según agencia y/o lugar de procesamiento del comprobante, y podría cambiarse en cualquier momento. Las facturas iguales o menores al límite establecido en dólares para una agencia, y no incluidas en el muestreo, serán automáticamente devueltas y no serán presentadas a la Oficina de Auditoría.

El personal de la Oficina de Auditoría preauditará las facturas menores o iguales al límite e incluidas en el muestreo, facturas mayores que el límite y facturas presentadas ante esta oficina por pedido específico. Los indicadores se establecen en el Sistema de Auditoría de Comprobantes para ciertos proveedores, códigos objetos y según otros criterios. Los pedidos de pagos de estos artículos generalmente requieren revisión o manejo especial del personal de la Oficina de Auditoría. Los comprobantes y copias de la documentación de apoyo para artículos con indicadores se continuarán presentando a esta oficina, independientemente del monto en dólares.

Las Transferencias en Libro Diario (JT) son comprobantes (transacciones) que permiten a las agencias estatales hacer pagos a otras agencias del estado en lugar de emitir una garantía del estado, corregir desembolsos hechos por error, asignar costos dentro de una agencia, hacer transferencias o distribuciones requeridas por ley y devolver reembolsos de gastos del año actual a sus cuentas de desembolso originales. Según la Norma 3A-40.002(24), Código Administrativo de la Florida, todos los pagos a agencias del estado se realizarán por transferencia en el libro diario, a menos que la agencia documente la necesidad del pago con garantía y dicho pago sea aprobado por el Tesorero.

Hay tres tipos de transferencias de libro diario: JT-1, JT-2 y JT-3. Una JT-1 hace referencia a una redistribución en el libro diario. Una JT-2 puede ser uno de tres tipos diferentes de comprobantes: un aviso de libro diario, una transferencia no operativa o un reembolso de gastos. Una JT-3 implica la transferencia de liberación de presupuesto entre cuentas con diferentes Indicadores de Presupuesto Interno (IBI). La JT-3 no se tratará en este manual de referencias ya que es una función de la Oficina Contable.

Transferencia de Libro Diario Uno (JT-1)

I. Redistribución de Libro Diario

La redistribución de libro diario (JT-1) se utiliza para realizar correcciones de desembolsos hechos por error y para asignar costos dentro de una agencia. Las JT-1 no deben ser usadas para corregir transferencias no operativas o transferencias de libro diario de cargos por servicios. La asignación de costos dentro de una agencia normalmente tienen lugar cuando una agencia quiere emitir una garantía a un proveedor y después cobrar secciones individuales u otras unidades para su parte prorrateada del costo total. Ver Apéndice JT 1 ubicado al final de esta sección, para un ejemplo de una JT-1. Los códigos de transacción 20 y 21 se utilizan para actualizar los sistemas de contabilidad de la siguiente manera:

II. Autoasiento de las JT-1:

Las entradas de laS JT-1 al FLAIR Departamental son asentadas automáticamente en el Sistema Contable Central durante la actualización nocturna. Aquellas JT-1 incluirán la siguiente afirmación --EL SISTEMA ASENTÓ JT1 - CONSERVAR TODA DOCUMENTACIÓN.

Las JT-1 entre agencias del estado no se autoasientan automáticamente y deben ser presentadas a la Oficina de Auditoría. La Información de apoyo debe proporcionarse para determinar por qué es necesario procesar la transacción entre agencias del estado como una JT-1 y no como una JT-2.

Otra información requerida para argumentar las JT-1 incluye una referencia a la transacción original o una copia de la transacción original que está siendo corregida o reasignada.

Las JT-1 que contienen balances negativos (efectivo, presupuesto u otros balances atípicos) no se autoasentarán automáticamente. El sistema intentará asentar todas las JT-1 negativas durante cinco noches consecutivas. Las JT-1 no asentadas en cinco noches serán automáticamente eliminadas por el sistema.

III. Sistema de Enfoque de las JT-1

Dentro de FLAIR existe un sistema de Enfoque que permite que la Oficina de Auditoría vea las transacciones de JT-1 autoasentadas automáticamente con ciertos criterios predeterminados. Los criterios actuales y parámetros establecidos en el sistema de ENFOQUE (FOCUS) son:

Ya que todas las JT-1, exceptuando a aquellas cruzando OLO, se autoasientan, la Oficina de Auditoría revisará periódicamente estas transacciones. La Oficina de Auditoría puede solicitar documentación de apoyo para JT-1 seleccionadas enviadas automáticamente para determinar si la transacción es válida. Si la documentación no sustenta la transacción, se pedirá a la agencia revertir el ingreso. Si la agencia no revierte el ingreso, la Oficina de Auditoría revertirá el ingreso y notificará a la agencia.

Transferencia de Libro Diario Dos (JT-2)

Como fue dicho anteriormente, las JT-2 pueden ser uno de cuatro tipos de comprobantes diferentes: aviso de libro diario, desembolso operativo, transferencia no operativa y reembolso de gastos.

I. Aviso de Libro Diario

El aviso de libro diario, Apéndice JT 2 se usa primordialmente para hacer pagos a otras agencias del estado por bienes y servicios recibidos. La información de apoyo para pagos a otras agencias del estado deberá incluir como mínimo la factura que proporcione una descripción de los bienes o servicios, el código de cuenta de la agencia beneficiada, la cantidad y precio de unidades, si corresponde, y el monto cargado. También se debe incluir toda información adicional necesaria para sustentar el pago según el tipo de compra realizada.

Las agencias también utilizarán el aviso de libro diario para hacer pagos de los cargos por servicios a ingresos generales, para invertir fondos con el Departamento de Servicios Financieros, División de Tesorería, y para procesar pagos a la División de Seguros de Grupos del Estado (DSGI). Los códigos de transacción 25 y 45 son usados, con el aviso de libro diario, para actualizar el Sistema Contable Central de la siguiente manera:

II. Categoría 10XXXX- Desembolsos Operativos

Este tipo de transacción se utiliza cuando la agencia recibe la apropiación en una categoría especial (10XXXX) por la Ley de Apropiaciones Generales y se le requiere “transferir” los fondos a otra entidad estatal; el ingreso al libro diario será normalmente un desembolso operativo. Si la categoría 10XXXX utilizada ha sido identificada como "H” en los registros de Desglose de Gastos (IOE) en LAS/PBS, la categoría de recibo debe ser 001000, subvenciones del estado. Estos son recibos y desembolsos operativos, aunque no se compre nada ni la agencia que paga reciba ningún beneficio. Con estos desembolsos operativos, el código objeto es 7600XX y deberán utilizarse los códigos de transacción de 25/45.

III. Transferencia No Operativa

Este tipo de transferencia de saldo está destinado sólo para fines no relacionados directamente con operaciones de la agencia y no sirve para cambiar o redistribuir el presupuesto operativo de ninguna manera. Estos son recibos y desembolsos no operativos. La transferencia no operativa tiene tres características únicas. (Ver Apéndice JT 6.)

Las transferencias entre fondos de Informes de Contabilidad, Auditoría y Finanzas Gubernamentales (GAAFR) constituyen un tipo único de transferencias no operativas. Hay dos cuentas separadas de control de efectivo, idénticas en todos los aspectos excepto en el código de fondo GAAFR. Debido a que los fondos GAAFR existen sólo en FLAIR, y están en una clasificación separada de los fondos estatales, la transferencia de saldos entre fondos GAAFR es únicamente un ingreso de teneduría de libros y no requiere aprobación de presupuesto. La categoría de desembolso es 310400 y la categoría de beneficio es 003100 (Ver Apéndice JT 7). Si estas JT no tienen presupuesto suficiente, la Oficina de Auditoría las anulará ya que el presupuesto se verifica únicamente a nivel FID. La Oficina Contable publicará periódicamente el presupuesto y liberará las cuentas de categoría 310400 para liquidar los balances negativos. Las JT de fondos GAAFR no son anuladas por saldo insuficiente.

Los comprobantes de las transferencias del libro diario presentados a la Oficina de Auditoría para transferencias no operativas deben contener una explicación de la transferencia o referencia al requisito estatutario para las transferencias. Los códigos de transacción 29 y 49 se utilizan para actualizar el Sistema Contable Central de la siguiente manera:

IV. Reembolso de Gastos

El reembolso de gastos del año en curso (Apéndice JT 8) se utiliza para reponer efectivo y presupuesto a la cuenta de desembolso del año en curso que generó el pago en el cual se basa el reembolso. Los reembolsos del año en curso sólo se pueden procesar por reembolsos recibidos y depositados durante el mismo año fiscal en que fue emitida la garantía para el desembolso. Se hace un depósito en efectivo a una cuenta de recibos y se transfiere mediante JT desde la cuenta de recibos a la cuenta de desembolso. Los comprobantes presentados a la Oficina de Auditoría deben contener un formulario CBA-22 (Apéndice JT 9). El formulario CBA-22 incluye el código FLAIR de 29 dígitos, donde el desembolso original tuvo lugar, el número y fecha de la garantía original, el código objeto original y las firmas del preparador y personal autorizado. Una Carta de Autorización se puede substituir por los requisitos de información del CBA-22 (ver Apéndice JT 10). El número de Carta de Autorización es válido para los tipos de reembolsos en efectivo que son procesados sin referencia al número y fecha de la garantía original. La Carta de Autorización se puede utilizar para reembolsos en los cuales no es posible obtener el número y la fecha de la garantía original. La Carta de Autorización es sólo válida para artículos que están en la lista de la Autorización como aprobados. Los códigos de transacción 39 y 38 se utilizan con los reembolsos de gastos para actualizar el sistema contable central de la siguiente manera:

Cuando un reembolso de gastos es eliminado del sistema, no afecta al depósito original en efectivo realizado en la cuenta de recibos. Sin embargo, extrae la transacción creada para retornar el efectivo y el presupuesto a las cuentas de desembolso del año en curso de las agencias. Los auditores harán todos los esfuerzos para no eliminar una partida o un comprobante entero de un reembolso en efectivo, a menos que se haya determinado absolutamente que la transacción es incorrecta y que debe ser eliminada. En el caso que se elimine un reembolso de gastos, las agencias deben contactar la Mesa de Ayuda de FLAIR para realizar las correcciones necesarias a la cuenta de recibos.

Transferencias Negativas del Libro Diario

El propósito general de una transferencia negativa del libro diario es corregir una JT previa procesada por error. Estas transacciones pueden ocurrir en una JT-1 o una JT-2. Las transacciones JT-1 (ver Apéndice JT 11) y JT-2 (Apéndice JT 12) negativas que estén corrigiendo un ingreso que afecta sólo las cuentas iniciadoras de una agencia (dentro de OLO) son apropiadas. Sin embargo, una JT-1 o JT-2 negativa que pase por OLO no debe ser procesada sin justificación adicional de las circunstancias, puesto que permitiría a una agencia debitar de la cuenta de otra agencia. Tenga en cuenta que una transacción negativa causará el efecto opuesto para el cual se designa normalmente una transacción.

Pago de Contratos Interagencias

Los pagos de contratos interagencias son contratos que se ejecutan entre dos agencias del estado o entre una agencia estatal y una universidad. Estos contratos no están sujetos a las disposiciones de la Sección 287.057, E.F., sin embargo, deben cumplir con los requisitos del documento del contrato de la Sección 287.058, E.F. La información de apoyo para pagos de contratos interagencias deberá incluir la factura, la cual proporciona una descripción de los bienes o servicios que se están suministrando, la cantidad y el precio de las unidades, si correspondiera, y el monto recargado. Según la Sección 216.346, E.F., los contratos entre agencias del estado, incluyendo el Sistema de Universidad Estatal o el Sistema de Colegios Comunitarios Estatales, no pueden recargar más del 5 por ciento del costo total del contrato o subvención por gastos o costos indirectos.

Ver también, Transacciones de Tarjetas de Compras - Pagos de Contratos Interagencias.

Apéndice JT 1
Apéndice JT 2
Apéndice JT 3
Apéndice JT 4
Apéndice JT 5
Apéndice JT 6
Apéndice JT 7
Apéndice JT 8
Apéndice JT 9
Apéndice JT 10
Apéndice JT 11
Apéndice JT 12

Según la Norma 3A-40.051 Código Administrativo de la Florida, los comprobantes presentados para el pago de compras de tierras deben incluir:

Departamento Tributario

El Departamento Tributario (DOR) proporcionará periódicamente al DFS un archivo de proveedores morosos en impuestos estatales según la Sección 213.67, E.F. Al recibir un pedido de pago para uno de estos proveedores morosos, la Oficina de Auditoría negará el pago basado en la notificación y devolverá el comprobante a la agencia con el Código de Motivo 6A, indicando reclamación de DOR contra el beneficiario. Los proveedores deberán ser dirigidos a contactar el Departamento Tributario si tienen alguna pregunta en relación a la morosidad impositiva.

Una vez que las obligaciones de morosidad impositiva con el Departamento Tributario han sido resueltas, el pedido de pago se puede volver a presentar para su procesamiento. El recibo proporcionado por el Departamento Tributario para la resolución de los impuestos morosos debe estar incluido con el pedido de pago que se ha vuelto a presentar. Además, el Departamento Tributario retirará al proveedor del archivo de contribuyentes morosos. Las agencias no deberán pagar al Departamento Tributario directamente mediante Transferencia del Libro Diario, ya que no habrá ningún registro del pago al proveedor en FLAIR.

Servicio de Rentas Internas

El DFS recibe gravámenes desde el Servicio de Rentas Internas (IRS) notificando al Estado que un proveedor en particular debe impuestos federales. Al recibir los gravémenes, se coloca una marca en el Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) y en el nombre del proveedor, para asegurar que todo pago realizado a ese proveedor se destine al Tesoro de EE.UU. en nombre del proveedor. Si se recibe un pedido de pago para un proveedor que tiene un gravamen del IRS y no está destinado al Tesoro de EE.UU., el pago será eliminado y devuelto a la agencia, junto con una copia del gravamen, pidiendo que la agencia reprograme adecuadamente.

Si una agencia recibe un gravamen del IRS o una liberación de gravamen, deberá reenviarse a DFS, Oficina de Auditoría, 200 East Gaines Street, Tallahassee, Florida 32399-0355, para poder tomar las medidas correspondientes.

Cuando se recibe una liberación de gravamen del IRS indicando que un proveedor ha cumplido con los requisitos del gravamen, la marca se retirará del FEIN y del nombre del proveedor.

Según la Sección 11.062(2)(a), E.F., un departamento del poder ejecutivo, una universidad estatal, una universidad comunitaria o un distrito de administración de agua no puede utilizar fondos públicos para contratar a un cabildero que los represente ante el poder legislativo o ejecutivo. Sin embargo, empleados a tiempo completo de un departamento del poder ejecutivo, una universidad estatal, una universidad comunitaria o un distrito de administración de agua pueden inscribirse como cabilderos y representar a ese empleador ante el poder legislativo o ejecutivo.

Los pedidos para dichos pagos deben estar limitados a aquellas personas que van a comparecer con el fin de apoyar, oponerse o modificar alguna legislación.

Según la Sección 216.345, E.F., los fondos públicos se pueden gastar con el fin de pagar membresías profesionales u organizativas adeudadas según aprobación del jefe de agencia o persona designada, con la condición de que la membresía sea esencial para los deberes y responsabilidades estatutarias de la agencia estatal.

El pago de membresías individuales adeudadas se puede realizar con fondos estatales cuando la organización profesional o de otra índole ha certificado que no acepta membresías institucionales y que la membresía es esencial para los deberes estatutarios de la organización. El pago de la membresía adeudada no se pagará para el mantenimiento de un estado profesional o comercial de un individuo, excepto en casos en los cuales una membresía de agencia o sucursal es necesaria y más económica.

A menos que esté específicamente autorizado por ley, los siguientes puntos relacionados con artículos profesionales u ocupacionales no serán pagados:

La información sobre el pago conservada por la agencia en relación al pago de adeudos de membresía debe contener una declaración según la cual los registros de la organización, puesto que pertenecen a la agencia pública desde la cual o en cuyo nombre se realizan los pagos, deberán ser registros públicos según la Sección 119.01(3), E.F.

Adquisición de Vehículos Motores

Según el Capítulo 287, Parte II, E.F., el pago por la compra y arriendo continuo de vehículos motores debe incluir:

Los vehículos motores comprados por las siguientes entidades sólo necesitan proporcionar evidencia de aprobación del DMS:

Reparaciones o Mantenimiento

Las facturas presentadas para el pago de reparaciones o mantenimiento de vehículos propiedad del Estado deben incluir el número de propiedad del Estado o el número de placa del vehículo. Si las reparaciones son consecuencia de un accidente, se debe proporcionar una copia del informe del accidente.

Daños a Vehículos Personales - Departamento de Correccionales

Según la Sección 944.0611, E.F., los empleados del Departamento de Correccionales a quienes se les requiere usar sus vehículos personales en el desempeño de sus deberes pueden presentar reclamaciones por daños causados a sus vehículos durante un asunto oficial de estado. Dichas reclamaciones serán presentadas de acuerdo con la Norma 33-208.401, Código Administrativo de la Florida, y deberán estar limitadas a un monto por reparaciones en el monto de deducibles del seguro.

Compra de Vehículos de Propiedad Excedente - Ver la sección "OCO VS. Gastos" de esta guía de referencias.

Los gastos debidamente cargables como los gastos de mudanza de empleados incluyen el costo de mudanza de bienes domésticos o el traslado de la casa móvil propiedad privada del empleado. Los pagos de gastos de mudanzas pueden incluir la mudanza de bienes domésticos por un transportista común, un vehículo del estado, o un camión o remolque alquilado. El pago de los gastos de mudanza de un empleado es una obvención y requiere la aprobación del jefe de agencia o persona designada, y sólo se puede pagar cuando es en el mejor interés del Estado debido a requisitos excepcionales y únicos del puesto. La aprobación para los gastos de mudanzas de un empleado debe obtenerse antes de la mudanza de los bienes domésticos.

Según la Opinión del Procurador General 081-34, un jefe de agencia o persona designada puede aprobar el pago de gastos de viajes según la Sección 112.061, E.F., a un empleado de agencia reasignado y que requiere ser reubicado en las nuevas oficinas centrales dentro de la agencia para llevar a cabo sus deberes y funciones de la agencia. Bajo estas circunstancias, los gastos de mudanzas no tienen que ser pagados para que el empleado reciba el reembolso de los gastos de viajes.

Los comprobantes presentados a la Oficina de Auditoría para el pago de los gastos de mudanzas de un empleado deben incluir la siguiente documentación: Factura, orden de compra y aprobación del jefe de agencia o persona designada incluyendo una declaración de la razón por la cual el pago de los gastos de mudanzas de un empleado es en el mejor interés del Estado. Los comprobantes para el reembolso por gastos de mudanzas de empleados, pagados por el empleado, requieren la misma documentación que figura más arriba con los recibos pagados en lugar de la factura, todo adjunto al Formulario para Reembolsos Que No Sean Por Viajes (Ver Apéndice 1).

El pago también debe contener información suficiente para permitir una determinación de los impuestos adecuados y un informe del pago que incluya las ubicaciones de los lugares principales de trabajo y residencia anteriores y nuevos, y la distancia entre ellos.

El pago de cargos adicionales por recoger los bienes domésticos en más de una ubicación se puede realizar por la mudanza aprobada de un empleado, si la segunda ubicación está en la misma área geográfica inmediata que la residencia principal.

Para obtener información sobre la determinación de los requisitos de impuestos e informes para los gastos de mudanzas de un empleado, ver el Memorándum del Contralor Nº 1 (1998-99) Para Agencias Nº 2 (2000-01).

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Gastos de Mudanzas de Empleados.”

Se puede realizar el reembolso por el costo de comisión y sello de notario, si se puede demostrar que el mismo es para el beneficio de la agencia estatal.

La determinación sobre si una compra debe realizarse a partir de apropiaciones de gastos o apropiaciones de OCO o FCO, está basada en una unidad funcional. Por ejemplo, una *unidad funcional para la compra de equipo de computación incluiría una unidad central de proceso (CPU) la cual incluiría un mínimo de RAM, monitor, teclado, unidad de disco para encendido, mouse y disco duro. Las mejoras totales del sistema o el agregado de nuevos componentes deberán pagarse con asignaciones de OCO. Sin embargo, las mejoras, reparaciones o recambios de componentes individuales pueden realizarse con asignaciones de gastos si el costo del artículo es menor que $1,000. Además, el costo real para devolver a una unidad funcional su condición original se puede pagar de las apropiaciones de gastos.

Otro ejemplo es la compra de muebles modulares que deben adquirirse con apropiaciones de OCO o apropiaciones de FCO, cuando corresponda, si el costo de cada unidad funcional supera los $1,000. Si los paneles de pared se van a utilizar como parte de un puesto de trabajo modular, el costo de la unidad funcional del puesto de trabajo determinaría si el pago debe realizarse con apropiaciones de gastos o apropiaciones de OCO o FCO. Las reconfiguraciones deberán pagarse con apropiaciones de gastos.

El reemplazo de una unidad funcional comprada originalmente con una apropiación de OCO deberá realizarse utilizando fondos de OCO, a menos que la compra original fuera de apropiaciones de FCO.

*Una unidad funcional puede variar según el tipo de equipo comprado. Esto será considerado caso por caso.

Nota: El pago de los honorarios de transferencia para la compra de un vehículo de propiedad excedente puede hacerse con una apropiación de gastos.

Según la Sección 216.262(1)(f), E.F., el término "obvenciones" abarca aquellas cosas, o el uso de las mismas, o servicios que se confieren a funcionarios o empleados que reciben un beneficio en condición de compensación adicional, o que reducen hasta cierto punto los gastos personales normales del funcionario o empleado que las recibe. El término incluye, sin estar limitado a, aquellas cosas como servicios de alojamiento, subsistencia, servicios públicos, servicios de lavandería, servicios médicos y el uso de vehículos de propiedad estatal para fines que no sean estatales.

Las obvenciones pueden no ser presentadas por una agencia estatal o por el poder judicial, a menos que estén aprobadas por el DMS o delegadas de otra manera al jefe de la agencia o por el Presidente de la Corte Suprema, respectivamente, durante cada año fiscal. Cuando una agencia estatal o el poder judicial va a conceder obvenciones, el DMS o el jefe de agencia al cual se delegó la aprobación, o el Presidente de la Corte Suprema, respectivamente, deberán aprobar el tipo y el valor monetario de dichas obvenciones antes de que puedan ser proporcionadas. Las obvenciones pueden ser proporcionadas sólo cuando sea en el mejor interés del Estado debido a requisitos excepcionales o únicos del puesto. Todos los pedidos de pagos de obvenciones presentados ante la Oficina de Auditoría deben incluir la aprobación a la cual se hace referencia más arriba.

Algunas obvenciones son beneficios adicionales sujetos a impuestos y deben ser procesadas a través de la Oficina de Nóminas Estatales según el Manual de Preparación de Nóminas.

Los artículos que requiere un empleado para fines de seguridad o salud, como uniformes, equipos de seguridad, calzado especial, indumentaria de protección, etc., y son expedidos o comprados por la agencia, se consideran como casos no reportables/no gravables para fines de los impuestos federales y pueden ser procesados por la Oficina de Auditoría. Sin embargo, el suministro de estipendios, anticipos, o reembolsos para la compra original, el mantenimiento o el reemplazo de dichos artículos son casos reportables y gravables a menos que el empleador mantenga un plan contable de acuerdo con el Manual de Preparación de Nóminas.

Los pagos de artículos para los cuales se mantiene un plan contable también pueden ser procesados por la Oficina de Auditoría y deben incluir evidencia de aprobación del plan contable por la Oficina de Nóminas Estatales.

Se puede encontrar información adicional relacionada con las obvenciones en la Norma 60L-32.004, del Código Administrativo de la Florida.

A menos que una agencia tenga autoridad y fondos debidamente asignados o presupuestados con el fin de realizar y distribuir fotografías de un fincionario público entre empleados o ciudadanos privados, no se pueden utilizar fondos públicos con ese fin.

Gastar pequeñas sumas con el fin de tomar fotografías de líderes del departamento para que estén disponibles para pedidos de prensa se considera un gasto adecuado de los fondos relacionados con los esfuerzos en asuntos públicos del departamento.

Todo reembolso presentado para el pago de gastos con este propósito incluirán específicamente la autoridad estatutaria para la compra. Si dicha autoridad está implícita, entonces, deberá incluirse en el pedido de pago la razón por la cual dichos gastos son necesarios para llevar a cabo deberes o responsabilidades legislativos de la agencia.

La documentación que sustenta la compra de sellos para franqueadoras debe incluir el número de la franqueadora. Las compras de estampillas postales deben mostrar la cantidad y denominación. Si el pago es para permiso de correo masivo, se debe proporcionar el número de permiso.

Las agencias incluirán el método de adquisición con documentación de apoyo para compras de artículos y servicios contractuales que excedan el monto límite en la Sección 287.017, E.F., de la Categoría Dos. La documentación deberá ser la siguiente:

Según la Norma 3A-40.103, Código Administrativo de la Florida, los gastos de fondos del estado para los artículos que figuran a continuación están prohibidos a menos que estén "contemplados expresamente por ley":

Tarjetas de Felicitación: Según la Sección 286.27, E.F., está prohibido el uso de fondos estatales para tarjetas de felicitación.

Un gasto de fondos del estado debe estar autorizado por ley y el gasto debe cumplir con las intenciones y espíritu de la ley que autoriza el pago. El pago de artículos utilizados generalmente para la comodidad personal de empleados, (ejemplos: calefacción portátil, ventiladores, refrigeradores, microondas, relojes de pared para oficinas privadas, tazas y suministros para café, etc.) y los cuales no son aparentemente necesarios para que una agencia lleve a cabo sus deberes estatutarios, debe proporcionar una justificación para la compra de dichos artículos o aprobación de obvenciones. Los fondos del estado no se pueden gastar para satisfacer preferencias personales de empleados (ejemplo: una agencia no puede comprar mobiliario o equipos de oficina más caros de lo necesario para llevar a cabo deberes oficiales porque el empleado prefiere un artículo más caro.)

Cada comprobante de pago deberá contener documentación que muestre la autoridad legal para el pago solicitado, si la autoridad no resulta obvia en el comprobante.

Los pedidos de pagos para gastos promocionales y/o publicitarios deben citar la autoridad estatutaria y/o documento según el cual el gasto está incluido en el presupuesto aprobado desde el cual se realiza el pago.

Información General

Las Tarjetas de Compras del Estado de la Florida son tarjetas de crédito no renovables de uso restringido, emitidas a individuos únicamente para asuntos oficiales del estado según las Pautas Estatales del Programa de Tarjetas de Compras del Estado de la Florida. El Departamento de Servicios Financieros (DFS) y el Departamento de Servicios de Administración (DMS) administran conjuntamente el Programa de Tarjetas de Compra del Estado de la Florida. Antes que una agencia utilice tarjetas de compra, se debe presentar ante el DFS y el DMS un Plan de Agencia para Tarjetas de Compras (Plan Modelo de Agencia) para su revisión. El Plan Modelo de Agencia fue desarrollado como una herramienta para ayudar a las agencias a determinar la estructura y planificación de sus programas generales. El Plan Modelo de Agencia básico contiene los controles claves internos mínimos que deben existir en un programa de agencia. Los Planes Modelos de Agencia proporcionan información como: metas, responsabilidades, objetivos, monitoreo de actividades y aprobación de transacciones, restricciones y límites de tarjetas, emisión de tarjetas e información sobre cancelación y conciliación.

La tarjeta de compras se puede utilizar para la adquisición de y/o pago de artículos, servicios contractuales que no superen los $75,000 en un año fiscal estatal, y/o gastos de viajes reales con un 100 por ciento de otra manera reembolsable al viajero según la Sección 112.061, E.F. A menos que en la presente se declare lo contrario, las transacciones de tarjetas de compras están sujetas a las mismas normas y regulaciones de compra y desembolso que cualquier otra compra y desembolso de agencia.

Las transacciones de tarjetas de compras deben estar sustentadas por recibos de ventas detallados del comercio/proveedor (es decir, documentación de compra que identifique los artículos comprados y el monto pagado por cada artículo). Los recibos deben estar firmados y fechados por el titular de la tarjeta para indicar la entrega, inspección y aceptación de los bienes o servicios. La firma y fecha del titular de la tarjeta será suficiente para el cumplimiento estatutario y administrativo del Capítulo 215, E.F.

Las facturas o declaraciones de tarjetas de compras no son autorizadas ni presentadas a la Oficina de Auditoría para preauditoría. En cambio, las facturas individuales de tarjetas de compras (transacciones) son recibidas, revisadas, codificadas y aprobadas por el personal de agencia autorizado en línea utilizando el Módulo de Tarjetas de Compras de FLAIR. Todas las transacciones apropiadas deben ser procesadas para el reembolso al banco emisor de la tarjeta dentro de los diez días calendario después del recibo en el Módulo de Tarjetas de Compras. Las transacciones aprobadas crean las transacciones de Contabilidad Departamental de FLAIR adecuadas que actualizan los registros contables de la agencia, pasan por alto el Subsistema de Auditoría de Comprobantes de la Oficina de Auditoría, actualizan los registros Contables Centrales de FLAIR y acumulan fondos de cuentas apropiadas para crear una transferencia electrónica de fondos única (EFT) por día/por OLO para reembolsar al banco emisor de la tarjeta de compras. El banco habrá pagado previamente al comercio/proveedor por los bienes o servicios. Las transacciones de tarjetas de compras son posauditadas por la Oficina de Auditoría para cumplir con los planes de la agencia (incluye Plan Modelo de Agencia) y las normas y regulaciones aplicables de compra y desembolso según el muestreo.

Puesto que los comprobantes de tarjetas de compras no se presentan ante la Oficina de Auditoría, las agencias pueden elegir no imprimir el calendario de comprobantes. La manera más eficiente de presentar los recibos de transacciones de tarjetas de compras y los documentos de apoyo es adjuntar los documentos al "Informe de Caducidad de Cargos Pagados por Tarjetas de Compras” mensual o al “Informe de Conciliación de Tarjetas de Compras”. Cada informe tiene una página o sección aparte para cada titular de tarjeta. En el "Informe de Caducidad de Cargos Pagados por Tarjetas de Compras” figuran las transacciones del mes reembolsadas al banco emisor de la tarjeta. Mientras que en el “Informe de Conciliación de Tarjetas de Compras”, figuran las transacciones mensuales añadidas al Módulo de Tarjetas de Compras de FLAIR. Estos informes son después presentados cada mes por el titular de la tarjeta. Los auditores solicitarán ver los documentos de apoyo de una transacción seleccionada de un titular de tarjeta, y no los documentos de apoyo de un calendario de comprobantes.

Adelantos Según la Sección 215.422(14), E.F.

Los pagos de anticipos se pueden realizar bajo la Sección 215.422(14), E.F., y la Norma 3A-40.120(3), Código Administrativo de la Florida (FAC), según lo siguiente:

{[#]}. El pago de anticipos se puede realizar para acuerdos de mantenimiento, acuerdos de licencias de softwares y subscripciones que cumplan con uno de los siguientes criterios:

No se requiere aprobación previa de la Oficina de Auditoría para los pagos de anticipos que son iguales o menores al límite de la Categoría Dos como se define en la Sección 287.017 E.F., y cumple uno de los criterios anteriores. La documentación de apoyo de la transacción debe documentar que el pago cumple uno de los criterios anteriores.

Se requiere aprobación previa de la Oficina de Auditoría para pagos de anticipos que excedan el límite de la Categoría Dos como se define en la Sección 287.017, E.F.

Los pedidos de aprobación de pagos de anticipos deben incluir información que indique que el pago cumple uno de los criterios anteriores y que la agencia ha cumplido con los requisitos de adquisición aplicables.

Las tarjetas de compras no se pueden utilizar para el pago por anticipado de otros bienes y servicios.

Las tarjetas de compras no pueden ser usadas para realizar pagos por anticipado permitidos por la Sección 216.181(16)(b), E.F.

Pasajes Aéreos

Se permite a las agencias procesar transacciones con tarjetas de compras para un pasaje aéreo antes de que el viajero complete el viaje.

Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)

Cuando un pago, el cual no sería de otra manera un uso legalmente autorizado de los fondos del estado, se solicita en conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), los documentos de apoyo de la transacción deberán incluir una declaración firmada por el jefe de la agencia o la persona designada para ello certificando que:

La ADA indica que los registros relacionados con la discapacidad de una persona deben mantenerse de manera confidencial; por lo tanto, la información de la transacción para proporcionar una "adaptación razonable" debe contener un número de archivo u otro código mediante el cual el comprobante se pueda seguir rápidamente hasta llegar a los registros confidenciales conservados por la agencia.

Premios

Para asegurar el cumplimiento con el Código Interno de Ingresos (IRC), se puede utilizar una tarjeta de compras del estado sólo según las políticas establecidas en Memorándum del Contralor Nº 02 (2001-02). El Plan Modelo de Agencia debe ser actualizado y proporcionar un control de contabilidad para transacciones de galardones.

Telefonía Celular

Se permite a las agencias utilizar la tarjeta de compras para pagar el uso mensual y tarifas de antena para teléfonos celulares y pagers propiedad del estado o arrendados. (Las agencias deberán usar el Programa de Tarjetas de Compras - Facturas Contractuales - formulario Apéndice del Plan o pueden desarrollar un formulario similar. Los Administradores de Tarjetas de Compras de la Agencia deberán mantener los formularios completos.)

Los teléfonos celulares deberán utilizarse sólo para llevar a cabo asuntos oficiales del estado cuando un teléfono convencional no está rápidamente disponible. Las agencias del estado deben haber establecido controles internos sobre el uso de teléfonos celulares de propiedad estatal o arrendados para asegurar que los pagos de fondos públicos relacionados con teléfonos celulares sirven a un propósito público autorizado específico. Deberán revisarse las opciones de facturación para determinar la selección de la opción más económica teniendo en cuenta los requisitos de uso específico del usuario de telefonía celular.

Debe desestimularse el uso personal de teléfonos celulares de propiedad estatal o arrendados. En caso de que se efectúen o se reciban llamadas personales, deberán existir procedimientos para asegurar que se recibe el pago por el uso personal. Se deberá depositar un cheque personal del empleado o giro pagadero a la agencia del estado, en la cuenta del estado adecuada. Documentar el reembolso personal en la transacción del módulo de tarjeta de compras adecuado o en la documentación en papel (es decir, el recibo, informe de conciliación, etc.). Si la parte personal de la transacción es menor a un dólar ($1) no se requerirá a las agencias que obtengan el pago por parte del empleado. La agencia debe procesar la transacción al banco emisor de la tarjeta por completo.

Si el plan del teléfono celular se basa en el uso real, el empleado pagaría el cargo por las llamadas personales, además de todos los impuestos aplicables.

Si el plan del teléfono celular incluye una cantidad específica de minutos permitidos para una tarifa específica, se utilizarán las siguientes instrucciones para calcular el monto que el empleado reembolsaría a la agencia del estado por llamadas personales. Cuando no se excede de los minutos permitidos en el plan, el empleado pagaría la tarifa por minuto prorrateada. Se divide la cantidad de minutos permitidos en el plan por la tarifa mensual para determinar la tarifa por minuto prorrateada. Por ejemplo, si un plan tiene la tarifa mensual de treinta dólares ($30) por 200 minutos, el empleado pagaría 15 centavos ($30/200) por cada minuto de uso personal en teléfonos celulares del estado.

Cuando se exceden los minutos permitidos por el plan, el empleado pagaría la tarifa por minuto del exceso por cada minuto de uso personal de teléfonos celulares del estado.

Costos de Viaje del Acompañante

Esto se aplica a todas las agencias con tarjetas de compras participantes que usan tarjetas de compras asignadas individualmente para pagar la tarifa aérea y/o el alojamiento del viajero. No se aplica a aquellas tarjetas de compras utilizadas como tarjetas de facturación central para agencias de viajes internas o externas, ya que se han establecido procedimientos de contabilidad específicos para esos tipos de tarjetas. La política tampoco se aplica en Tarjetas de Emergencia, ya que estas tarjetas se pueden emitir con o sin los nombres de los titulares y se utilizan en estados de emergencia declarados por el Gobernador cuando la mayoría de normas de compra y desembolso están exentas para acelerar compras que salvaguarden la vida y las propiedades de los ciudadanos.

Como norma general para asegurar la integridad y responsabilidad del programa de tarjetas de compras, un titular de tarjeta no debe utilizar su tarjeta de compras para pagar ningún gasto de viaje incurrido por otra persona que no sea el mismo titular, o permitir que otro individuo utilice su tarjeta de compras para pagar dichos gastos. (Ejemplo: un titular de tarjeta no debe utilizar su tarjeta de compras para pagar los gastos de viaje o hacer reservaciones de pasajes aéreos/hotel/alquiler de automóvil para otro empleado.) Sin embargo, hay ocasiones en las que un titular de tarjeta está viajando con un acompañante que ha olvidado su tarjeta de compras o cuya tarjeta de compras no se ha emitido por cuestiones de tiempo. En estas situaciones, el titular puede pagar los costos del acompañante. El titular o revisor/persona encargada necesita registrar debidamente la información adecuada en el módulo de tarjetas de compras para que el costo del viaje se pueda asociar al viajero y acompañante. El titular o revisor/persona encargada no debe cambiar el número de seguridad social que aparece en el campo "subproveedor". El titular o revisor/persona encargada debe distribuir la transacción ingresando los costos de viaje del viajero y del acompañante en campos de "monto" individuales, registrar los números de seguridad social en los campos "descripción" correspondientes y registrar los nombres y las razones del viaje en los campos "descripción de mercancía" correspondientes. Aunque la transacción aparezca completa en los registros contables del Estado para el titular, el detalle del viaje se guarda en el almacén de información.

Servicios Contractuales/Requisitos de la Sección 287.058(4), E.F.

Se permite a las agencias utilizar la tarjeta de compras para facturaciones directas de servicios contractuales que no superen los $75,000 en un año fiscal del Estado. Las disposiciones de las Secciones 287.057 y 287.058, E.F., deben estar documentadas en los archivos de la agencia. (Las agencias deberán utilizar también el Programa de Tarjetas de Compras - Facturas Contractuales - Apéndice del formulario del Plan o pueden desarrollar un formulario similar. Los Administradores de Tarjetas de Compras de la Agencia deberán mantener los formularios completos.)

La Sección 287.058(4), E.F., establece que cada adquisición de servicios contractuales del valor del monto límite que se establece en la Sección 287.017, E.F., para la Categoría Dos o inferior deberá demostrarse mediante un acuerdo por escrito u orden de compra. A fines de este requisito, el recibo de la tarjeta de compras firmado y fechado es suficiente para compras de servicios contractuales por montos de la Categoría Dos o inferior. En el caso de compras que excedan los montos de la Categoría Dos se debe presentar con antelación un documento de contrato, ya sea un acuerdo por escrito o una orden de compra.

Condado del Condado

Según la Sección 216.341, E.F., el dinero del fondo fiduciario de una unidad de salud de condado puede ser utilizado por el Departamento de Salud para los respectivos departamentos de salud de condado, según los presupuestos y planes acordados por las autoridades del condado de cada unidad de salud y del Departamento de Salud. Las unidades de salud de condado están sujetas a la Sección 287.057, E.F., para requisitos de adquisición a menos que la información de la transacción incluya una certificación escrita de la agencia declarando que se siguieron los procedimientos de compra del condado. La certificación debe contener una referencia cruzada a todas las secciones específicas de los procedimientos de compra del condado que se aplican.

Reunión de Empleados del Empleado

Para garantizar el cumplimiento con la Sección 132, IRC, un titular no debe usar su tarjeta de compras para pagar gastos de mudanzas incurridos por ellos u otra persona.

Departamento de Gravámenes Fiscales

Las transacciones de las tarjetas de compras no están sujetas a los indicadores de gravámenes del Departamento Tributario (DOR). Sin embargo, las agencias no deberán utilizar la tarjeta de compras para realizar una compra a un comercio/proveedor sabiendo que tiene un indicador de gravamen del DOR.

Pagos Interagencia

Se permite el uso de la tarjeta de compras para realizar pagos a agencias del estado por bienes o servicios recibidos, si la agencia receptora ha determinado que este método es el más efectivo para el procesamiento de los pagos.

Servicio de Rentas Cargas de Servicios de Rentas

Las transacciones de las tarjetas de compras no están sujetas a los indicadores de gravámenes del IRS. Sin embargo, las agencias no deben utilizar la tarjeta de compras para realizar una compra a un comercio/proveedor sabiendo que tiene un indicador de gravamen del IRS. La Oficina de Auditoría notificará periódicamente a las agencias sobre si han utilizado la tarjeta de compras con un comercio/proveedor que tiene un gravamen IRS y solicitará a las agencias no usar la tarjeta de compras con ese comercio/proveedor hasta que se notifique que el gravamen ha sido solventado.

Recibo de Recibos

Los siguientes requisitos se aplican a todos los recibos que sustentan las transacciones de tarjetas de compras.

Arriendos de Edificios y Equipos

Se permite a las agencias utilizar la tarjeta de compras para arrendar edificios y equipos. Se deben documentar en los archivos de la agencia las disposiciones aplicables de los Capítulos 255 y 287, Normas 60H-1, 60B-1 y 3A-24 del Código Administrativo de la Florida, y Memorándums del Contralor. (Las agencias deberán utilizar también el Programa de Tarjetas de Compras - Facturas Contractuales - Apéndice del formulario del Plan o pueden desarrollar un formulario similar). Los Administradores de Tarjetas de Compras de la Agencia deberán mantener los formularios completos.

Gastos de Inscripción Múltiple

Para garantizar la integridad de los registros contables del estado, debe existir una transacción para cada asistente inscripto, aunque las inscripciones se paguen utilizando la misma tarjeta de compras. Sin embargo, si un comercio/vendedor debiera ubicar todas las inscripciones en la misma transacción, el titular o revisor/persona encargada de la tarjeta deberá, para una contabilidad apropiada, separar/distribuir la transacción en el módulo de la tarjeta de compras. Se debe ingresar el número de seguridad social del asistente en el campo "descripción", se debe ingresar el nombre del asistente y el nombre del congreso, conferencia, o capacitación externa en el campo "descripción de mercancía" para poder obtener los detalles en el almacén de información. Además, si hay más de 20 coasistentes, se debe realizar un ingreso diario en los registros contables del estado para asociar apropiadamente las inscripciones con los asistentes.

Obvenciones

Las obvenciones abarcan aquellas cosas, o el uso de las mismas, o servicios de un tipo que, al ser conferidos a los funcionarios o empleados, ellos están recibiendo un beneficio en condición de compensación adicional, o que reduce hasta cierto punto los gastos personales normales del funcionario o empleado que las recibe, e incluirán, sin estar limitadas a, aquellas cosas como servicios de viviendas, subsistencia, servicios públicos, lavandería, servicios médicos y el uso de vehículos de propiedad estatal para fines que no sean estatales. Las agencias deberán acatar la Sección 216.262 (1) (f), E.F., en lo referido a obvenciones.

Las obvenciones pueden no ser presentadas por una agencia estatal o por el poder judicial, a menos que estén aprobadas por el DMS o delegadas de otra manera al jefe de la agencia o por el Presidente de la Corte Suprema, respectivamente, durante cada año fiscal. Cuando una agencia estatal o el poder judicial va a conceder obvenciones, el DMS o el jefe de agencia al cual se delegó la aprobación, o el Presidente de la Corte Suprema, respectivamente, deberán aprobar el tipo y el valor monetario de dichas obvenciones antes de que puedan ser proporcionadas. Las obvenciones pueden ser proporcionadas sólo cuando sea en el mejor interés del Estado debido a requisitos excepcionales o únicos del puesto. Todos los pedidos de pagos de obvenciones presentados ante la Oficina de Auditoría deben incluir la aprobación a la cual se hace referencia más arriba.

Algunas obvenciones son beneficios adicionales sujetos a impuestos y deben ser procesadas a través de la Oficina de Nóminas Estatales según el Manual de Preparación de Nóminas. Las obvenciones que son beneficios adicionales sujetos a impuestos no pueden comprarse utilizando la tarjeta de compras.

Los artículos que requiere un empleado para fines relacionados con la seguridad o salud, como uniformes, equipos de seguridad, calzado especial, indumentaria de protección, etc., y son expedidos o comprados por la agencia son considerados como artículos no reportables/no gravables a los fines de los impuestos federales y pueden comprarse utilizando la tarjeta de compras del estado.

Todas las compras de obvenciones deben tener la aprobación del jefe de agencia o persona designada.

Calendario de Retención para Recibos Originales y Documentos de Apoyo

Se exige a las agencias conservar los recibos originales de las transacciones y toda la documentación de apoyo durante un período de cinco años fiscales, siempre y cuando se hayan completado todas las auditorías correspondientes.

Impuestos sobre Ventas y Uso

Según la Sección 212.08(6), E.F. las compras de una agencia del estado realizadas a comercios/proveedores de la Florida están exentas de Impuestos sobre Ventas y Uso del Estado de la Florida. Además, el Departamento Tributario ha emitido un Certificado de Exención para Consumidores, Número 47-04-039143-52C para el programa de tarjetas de compras. El número de exención está marcado en la parte delantera de la tarjeta de compras y deberá ser suficiente para el comercio/proveedor. Sin embargo, se puede obtener una copia del certificado de exención para consumidores en:

Es responsabilidad del titular advertir de la exención de impuestos al comercio/proveedor. En caso que un comercio/proveedor de la Florida se rehúse a otorgar la exención de impuestos al presentársele la tarjeta de compras, el titular está autorizado a permitir que se cargue el impuesto en su tarjeta de compras.

El DFS no cree que sea rentable para una agencia buscar un crédito de un comercio/proveedor para el Impuesto sobre Ventas y Uso de la Florida recargado cuando el monto es $100 o menor. Sin embargo, una agencia puede decidir establecer un monto más bajo en dólares para buscar un crédito para impuestos erróneos sobre ventas y uso.

Viaje

Los costos de transporte (pasajes aéreos y alquiler de autos) y costos de alojamiento (hotel o motel) del viajero pagados con la Tarjeta de Compras del Estado de la Florida serán un pago directo autorizado a proveedores según la Sección 112.061(13), E.F. Dichos pagos serán considerados debidamente documentados a los efectos de la Sección 112.061(13), E.F., cuando estén registrados en la sección "Recargos de la Tarjeta de Compras del Estado de la Florida del "Comprobante para el Reembolso por Gastos de Viaje" (Formulario DFS-AA-15) el formulario alternativo de comprobante de viajes de la agencia aprobado por la Oficina de Auditoría.

Viaje de Viaje

Si el viajero realiza un viaje oficial y utiliza la tarjeta de compras, de modo tal que no se le debe ningún reembolso al viajero, no se debe preparar y presentar un comprobante de viaje. El uso de la tarjeta de compras en este caso se considerará como un pago directo a los proveedores conforme a la Sección 112.061(13), E.F. Cada agencia es responsable de implementar procedimientos para documentar que la tarjeta de compras se utilice sólo para viajes aprobados con fines públicos autorizados. Esta documentación puede ser una "Autorización para Incurrir en Gastos de Viajes" (Formulario DFS-AA-13) u otro formulario aprobado, incluyendo un formulario electrónico, que cumpla con los requisitos de la Sección 112.061(3)(a), E.F. Es obligatorio el uso del formulario "Autorización para Incurrir en Gastos de Viajes" para viajes a conferencias y congresos, según la Sección 112.061(11), E.F.

Identificación de Proveedor/Número de Identificación de Empleador Federal (FEID)

Esto sólo se aplica cuando una agencia participante con Tarjeta de Compras no tiene una metodología establecida para asignar y controlar los números de proveedores.

Para acelerar el procesamiento de las transacciones de tarjetas de compras y fomentar el uso de la tarjeta de compras para compras por montos pequeños, cuando un titular o revisor/persona encargada ha realizado el debido esfuerzo para proporcionar el FEID y no está habilitado, el Administrador de Tarjetas de Compras de la Agencia (Administrador) debe ser notificado. Se deben documentar los pasos seguidos por el titular o revisor/persona encargada para obtener el FEID y conservarlos con el recibo de transacción correspondiente.

Para una transacción de mercancía, el Administrador debe verificar que se utilizó el código objeto para gastos correcto y que no es una transacción 1099 reportable. El Administrador debe insertar la Tarjeta de Compras - el FEID de NationsBank (obtener el FEID del Manual de Administrador de Tarjetas de Compras) en la transacción en el Módulo de Tarjetas de Compras. El titular o revisor/persona encargada deberá completar el procesamiento de la transacción.

Para transacciones de servicios contractuales, el Administrador debe determinar si la compra es una transacción 1099reportable. Si es así, el Administrador debe asistir al titular o revisor/persona encargada a ubicar el FEID del comercio. Si el servicio contractual no es una transacción 1099 reportable, el Administrador debe insertar la Tarjeta de Compras - FEID de NationsBank en la transacción en el Módulo de la Tarjeta de Compras y el titular o revisor/persona encargada tendrá que completar el procesamiento de la transacción.

A continuación se detallan las pautas para el uso de las ganancias de las ventas del material reciclable contenidos en la Sección 403.7145, E.F:

Según la Sección 17.03, E.F., se le confiere al Tesorero la responsabilidad de ajustar todas las cuentas, reclamaciones y demandas contra el Estado, y a emitir una garantía por un monto permitido por el Tesorero en consecuencia. A los efectos de este manual, un convenio se define como un acuerdo que obliga al Estado o agencia a gastar fondos del Estado para liquidar una deuda pendiente con una persona, entidad o grupo de personas, cuando el monto que se debe de conformidad con un contrato, orden de compra u otra forma de endeudamiento, se encuentra bajo disputa.

Al presentar los pedidos de pago de convenios de liquidación, una agencia también debe presentar la siguiente información:

Si un comprobante de pago de liquidación se presenta para su pago sin la información requerida, puede dar como resultado una demora en el pago.

Nota - Si el convenio involucra a empleados estatales actuales o anteriores, el convenio debe enviarse a la Oficina de Nóminas Estatales (BOSP) para su procesamiento. (Ver Volumen IV, Sección 13, del Manual de Preparación de Nóminas de la BOSP).

Se aprobarán los pedidos de pago para comprar o reparar equipos deportivos utilizando apropiaciones de Ingresos Generales para brindar actividades atléticas, recreativas y de ocio a delincuentes juveniles según la Sección 958.12, E.F., al Departamento de Correccionales si se proporciona evidencia de que la Legislatura tiene fondos asignados para estos fines específicos.

Además, los pedidos de pago para proporcionar equipos deportivos comprados con apropiaciones de ingresos generales para condenados a muerte según la orden judicial establecida en Dougan. et al. V. Singletary, et al., serán aprobados para la compra de artículos especificados en la orden. Se debe incluir como documentación de apoyo una carta del consejo general del Departamento de Correccionales confirmando que la orden todavía está en vigor.

Impuestos sobre Ventas y Uso - Ver Sección “Transacciones de Tarjetas de Compras”.

Impuestos a las Ventas sobre Compras de Agencias del Estado

Según la Sección 212.08(6), E.F., las agencias del estado no son responsables del pago de los impuestos sobre las ventas del Estado de la Florida. Los certificados de exención se pueden obtener en el Departamento Tributario.

Sin embargo, la exención de los impuestos sobre las ventas no se aplica cuando un empleado del estado paga una compra en nombre del Estado, aunque la agencia del estado reembolse la compra a ese empleado posteriormente.

Además, las agencias del estado son responsables de los impuestos sobre las ventas en compras realizadas para uso del Estado.

También ver "Gravámenes – Pago a Proveedores con Impuestos Morosos

Información General

Los gastos debidamente cargables en los viajes incluyen pagos de inscripción, reembolsos por millaje en uso de vehículos de propiedad privada, estipendios de subsistencia y por día, transporte por transportista común y otros gastos incidentales en viajes autorizados por ley. La Sección 112.061, E.F. y Norma 3A-42, Código Administrativo de la Florida y Normas de la Oficina de Auditoría rigen los gastos de viajes.

Los pedidos de pagos de reembolsos por viajes deben incluir:

Automatizado Viaje

Las agencias que deseen implementar un sistema de viajes automatizados deben cumplir con los requisitos de control fiscal e interno en relación con los sistemas que se detallan a continuación:

Conferencias y Convenciones

Tarifas de Inscripción

Si la agencia contrata un instructor para desempeñar sesiones de capacitación para los empleados, la tarifa será la de un servicio contractual. Sin embargo, si un empleado se inscribe en un taller/seminario, etc., que se ofrezca regularmente al público, la tarifa será la de inscripción.

Las tarifas de inscripción no se pagarán para reuniones intra o interagencias, seminarios y talleres. Todos los gastos relacionados con dichos encuentros deben ser procesados como un gasto regular de la agencia apropiada. Sin embargo, las tarifas de inscripción se pueden pagar a universidades, DMS u otras agencias para clases regulares de capacitación realizadas para empleados de otras agencias.

No se pagará el reembolso por las tarifas de inscripción y gastos de viajes relacionados con la asistencia a congresos o convenciones a menos que:

Los comprobantes presentados para el pago de la tarifa de inscripción o de un congreso o conferencia deben incluir una declaración de los beneficios al estado, una copia de aquellas páginas de la agenda que detallen la tarifa de inscripción y una copia del comprobante de viaje o una declaración según la cual no se ha incurrido en ningún gasto de viaje, si correspondiera. Estos comprobantes deberán estar programados como "pago y cargo".

Comidas Incluidas en la Tarifa de Inscripción o Proporcionadas por el Hotel o Línea Aérea

Cuando una comida está incluida en una tarifa de inscripción, el estipendio para comidas debe ser deducido de la reclamación de reembolso, incluso si el viajero decide no comer esa comida por razones personales. Como se indica en la Opinión del Procurador General 081-53, un desayuno continental se considera una comida y debe ser deducido si está incluido en la tarifa de inscripción a una convención o congreso. Según la Sección 112.061(8)(a) 5, E.F., los gastos reales por banquetes y otra funciones de comidas que no son parte de una tarifa de inscripción básica se pueden reembolsar si la participación en dicho evento mejorará directamente el propósito público de la agencia.

En caso de que una comida sea proporcionada por el hotel o línea aérea, se permitirá al viajero reclamar el estipendio para comidas contemplado por ley.

Compras de Comida Relacionadas con Congresos/Convenciones/Talleres

Las compras de comida para un congreso o convención o en conexión con el alquiler de una sala de reuniones para talleres o reuniones de la agencia están prohibidas a menos que esté expresamente indicado por ley. Además, el precio negociado para el alquiler de una sala no deberá incluir comidas ni bebidas.

Tarjetas de Viaje de Facturación Directa

Las agencias que deseen utilizar las tarjetas de viajes de facturación directa deberán obtener la aprobación previa del Director, Oficina de Auditoría, DFS, 200 East Gaines Street, Tallahassee Florida 32399-0355. El pedido de aprobación debe ser por escrito y debe estar acompañado de una copia del contrato propuesto. El contrato propuesto para la tarjeta de viajes de facturación directa debe incluir una cláusula en la que se declare que el estado no es responsable del pago.

Tarjetas de Pago

El pago directo de gastos de viajes se puede realizar en situaciones que den como resultado un ahorro al Estado según la Sección 112.061(13), E.F. Evitar los impuestos a las ventas no se considerará un ahorro al Estado. Se incluirá la evidencia de aprobación previa otorgada por el jefe de agencia o una persona designada que detalle el ahorro. El pago será autorizado y procesado de la misma manera que los pagos a transportistas comunes. Ejemplos de criterios para ahorrar incluyen descuento por pago temprano, ahorros documentados en los costos de procesamiento o uso gratuito de la sala de reuniones de un hotel si la agencia tiene la necesidad de dicha sala. Estos comprobantes deberán ser programados como "pago y cargo".

El pago directo a proveedores de comidas y alojamiento para un empleado a quien se le solicita viajar ante un aviso de emergencia debe ser autorizado a favor del proveedor, con el viajero como subproveedor, indicando el nombre del viajero, el número de seguridad social y el costo. Cualquier recibo requerido junto con una copia del comprobante de viaje debe estar incluido con el comprobante original que conserva la agencia. La información de pago deberá declarar claramente que los pagos a proveedores se piden debido a que se solicita al empleado viajar por un aviso de emergencia.

Situaciones de Emergencia

Los pedidos de reembolsos por situaciones de emergencia expresadas anteriormente deben ser presentadas por escrito ante el Director, Oficina de Auditoría, DFS, 200 East Gaines Street, Tallahassee, Florida 32399-0355 antes de ser autorizados para el pago.

al Exterior Viaje

Los costos de viajes de viajeros autorizados para viajes al exterior deberán ser reembolsados según las tarifas actuales que se especifican en la publicación federal "Estipendios Por Día para Viajes en Áreas Extranjeras" de la Oficina de Estipendios en el Departamento de Estado de EE.UU., y deben cumplir con las "Regulaciones Estandarizadas (DSSR)" de la Oficina de Estipendios y la Política para la Oficina de Gobierno "Norma Federal de Viajes" de la GSA. El sitio web actual es: http://www.state.gov/m/a/als/prdm.

Las tarifas por viajes al extranjero no comenzarán hasta el día y la hora de arribo al país extranjero desde los Estados Unidos y finalizarán el día y la hora de partida del país extranjero hacia los Estados Unidos.

Los reembolsos de estipendios por alojamiento y comidas en viajes por áreas extranjeras figuran en la publicación mensual "Máximos Estipendios Por Día para Viajes a Áreas Extranjeras" (Ver Apéndice de Viajes 1 ubicado al final de esta sección). Nota: Dirigirse a la referencia del sitio web anterior para obtener las tarifas actuales. Los montos que figuran en la columna titulada "Monto de Alojamiento Máximo" son los montos máximos que se pueden reclamar por alojamiento. Se solicita presentar los recibos para reembolso de costos de alojamiento. Si los gastos de alojamiento reales del viajero son menores que el monto máximo expresado, se reembolsará el monto menor.

Los gastos incidentales deben ser reclamados y sustentados como lo indica la Sección 112.061(8), E.F. y la Norma 3A-42.010, Código Administrativo de la Florida.

Los montos de estipendio para comidas se encuentran en la columna titulada “C y Tarifa GI” (Ver Apéndice de Viajes 2 situado al final de esta sección). Nota: Dirigirse a la referencia del sitio web anterior para obtener las tarifas actuales. Se debe realizar un ajuste al monto que figura en esta columna porque este monto incluye un estipendio para gastos incidentales. Ya que los gastos incidentales se reembolsan como se expresa en el párrafo anterior, el monto permitido para gastos incidentales debe deducirse del monto total que figura en la columna "C y Tarifa GI". No se requieren los recibos para el reembolso de gastos de comidas. El desglose de las comidas y gastos incidentales se encuentra en el Capítulo 301-Norma Federal de Viajes, Apéndice B.

Cuando un viajero va desde una localidad extranjera a otra, el reembolso por comida y alojamiento deberá basarse en el estipendio mencionado para la localidad de referencia durante el periodo de alojamiento o comida. Por ejemplo: Si el viajero salió de Roma a las 3:00 p.m. a París, se utilizaría el estipendio para desayuno y almuerzo en Roma y el estipendio para cena y para alojamiento en París.

La tarifa por día del Estado de la Florida (actualmente, $80), no se puede combinar con el reembolso de los costos de viaje al extranjero según los estipendios dependientes de las pautas federales para el mismo día de viaje. No se pueden reclamar en el mismo día de viaje los dos métodos de reembolso, estipendio del estado por día y para el extranjero.

Recibos de Hoteles y Alquileres de Autos

Se deben incluir recibos de gastos de hoteles detallados como documentación de apoyo en el Comprobante para Reembolso por Gastos de Viajes cuando el reembolso por dichos gastos está siendo reclamado por viajes nacionales y al extranjero. Aunque la Oficina de Auditoría no exigirá justificación en todos los casos en los cuales los gastos de hotel en viajes dentro del estado superan los $150 por noche (únicamente la tarifa de la habitación), se recuerda a los viajeros autorizados que se requiere el uso del hotel más económico en todas las situaciones (viajes dentro y fuera del estado). Los viajeros deberán estar preparados para justificar situaciones en las cuales los costos de hotel parecen excesivos para las áreas en las cuales el viajero permanece.

En el caso que se pierda un recibo de hotel y el hotel no pueda proporcionar un duplicado, el viajero proporcionará una certificación de que el recibo se perdió. La certificación debe incluir recargos del hotel detallados, las fechas y localización del viaje, el nombre del hotel y la ciudad en la cual permaneció el viajero.

Se requiere también los recibos de alquileres de autos cuando se reclaman dichos gastos.

Recibos Gastos de Viajes Compartidos por Viajeros Múltiples

Cuando viajeros múltiples comparten la habitación de hotel y uno de los viajeros paga la factura del hotel, el viajero que paga la factura pedirá el reembolso por el monto total de la factura. Cuando viajeros múltiples tienen habitaciones separadas y un viajero paga la factura del hotel para todos, el viajero que paga la factura de hotel pedirá el reembolso para el monto total del pedido de reembolso de su viaje. El comprobante deberá calificarse como "pago y cargo". El viajero cuya factura de hotel se paga debe presentar un comprobante de viaje con la agencia y estado que lo autorizan y declarar en su comprobante de viaje "gastos para habitación de hotel de John Doe".

Si dos viajeros comparten una habitación y dividen la factura, cada viajero puede reclamar una mitad de la factura de hotel en su pedido de reembolso por viajes.

En cada una de las situaciones anteriores, cada viajero presentará una explicación de las circunstancias junto con su pedido de reembolso por viajes ante la Oficina de Auditoría o proporcionará copias de los pedidos de reembolso aprobados de otros viajeros. Los viajeros estarán en el mismo método de viaje a los efectos de reembolso.

Incidentales Gastos Viaje

Se solicitará la siguiente información junto con el pedido de reembolso del viajero a la hora de reclamar el reembolso por gastos incidentales según la Norma 3A-42.010 Código Administrativo de la Florida.

Los siguientes artículos no requieren un recibo.

Los recargos de caja fuerte de hotel son reembolsables con fondos del estado sólo si es imposición del hotel.

Los gastos relacionados con pérdida de llaves o llaves que quedan dentro de un vehículo debido a negligencia de un empleado no son reembolsables con fondos públicos. Además, no deberán utilizarse servicios de limousine en lugar de servicios de taxi, a menos que se demuestre que es el método más económico.

Comidas, Alimentos, Bebidas y Gastos de Viaje para Operaciones de Emergencia y Personal de Ayuda Durante Asistencias en Emergencias/Catástrofes

El lenguaje estandarizado de la Orden del Poder Ejecutivo del Gobernador otorga al Oficial Coordinador del Estado la facultad discrecional de aprobar la suspensión de la Sección 112.061, E.F., en la medida en que la suspensión esté relacionada con el suministro de asistencia en catástrofes/emergencias. Bajo suspensión, se otorga al Oficial Coordinador del Estado la facultad discrecional para comprar comidas, alimentos, y bebidas para el personal que opere en el Centro de Operaciones de Emergencia durante las 24 horas en una emergencia. La decisión del Oficial Coordinador del Estado de suspender la Sección 112.061, E.F., debe tomarse únicamente después de consultarla con el Gobernador o su personal autorizado.

Después de la suspensión de la Sección 112.061, E.F., todas las agencias deberán adherirse a las siguientes pautas:

Estas pautas son flexibles y dependen de las circunstancias de cada emergencia. El jefe de agencia debe aprobar todo cambio en estas pautas.

Estipendios de Subsistencia y Por Día

Cómputo del Tiempo de Viaje Para Reembolso

A fines de calcular los estipendios por día y de subsistencia contemplados en la Sección 112.061(6), E.F., se prescriben las siguientes pautas:

Los estipendios Clase C han sido revisados por la Legislatura del Estado, y actualmente NO son reembolsados a los viajeros.

Los Estipendios de Subsistencia son los siguientes:

Estipendios Clase C - Ingresos Sujetos a Impuestos

Los estipendios para comidas de los viajes Clase C se definen como sujetos a impuestos y deben mostrarse en un ítem por separado del comprobante de viajes. Los viajes Clase C de empleados deben ser deducidos del total reclamado y procesados a través de la Oficina de Nóminas Estatales mediante la función del viaje de empleado del Sistema de Nóminas Estatales.

Actualmente, un viajero estatal no recibirá reembolso ni subsistencia por viajes Clase C.

Cálculo de Estipendios Por Día y de Subsistencia

Las tarifas permitidas para los estipendios por día están indicadas en la Sección 112.061(6), E.F. Todas las reclamaciones para estipendios por día y de subsistencia deben estar dentro de los límites establecidos en esta sección de los estatutos. Se otorga a todos los viajeros el estipendio autorizado por día para cada día de viaje o si los gastos reales superan el estipendio por día permitida, se les otorga el monto permitido para comidas que se indica en la Sección 112.061(6) (b), E.F., más gastos reales de alojamiento con una única tarifa de ocupación. El estipendio por día se calculará utilizando cuatro períodos de seis horas (cuartos) que comienzan a la medianoche para Clase A o cuando comienza el viaje para viajes Clase B. Los viajeros sólo pueden cambiar de gastos reales a gastos por día, si es en base al sistema de medianoche a medianoche para los viajes Clase A. A un viajero en viaje Clase A o B que elige recibir reembolso en base al sistema por día, se le otorgan $20.00 para cada cuarto desde el momento de salida hasta el momento de retorno.

Estipendios para Viajes de Voluntarios

Se puede proporcionar comidas y alojamiento a voluntarios en servicio regular de acuerdo con la Sección 112.061, E.F. Según la Sección 110.504(3), E.F., los reembolsos por transporte (incluyendo reembolsos por viajes desde la casa hasta la oficina) también se pueden realizar para aquellos voluntarios cuya presencia se considera necesaria para la agencia. Los voluntarios pueden utilizar vehículos estatales en el desempeño de deberes relacionados con la agencia. Cuando la agencia paga las comidas en grandes cantidades, el reembolso se puede realizar como otro que no sea de viaje. Se deben proporcionar los nombres y el número de voluntarios que asisten con los cálculos que demuestren que el monto de estipendio por voluntario corresponde con los montos indicados en la Sección 112.061(6)(b), E.F.

Estipendios Estipendio de Subsistencia o Diario - Límites de Millaje

Un viajero no puede reclamar el reembolso por día o alojamiento para viajes con una estadía nocturna dentro de 50 millas (en una dirección) de las oficinas centrales o la residencia a menos que el viajero explique en detalle las circunstancias que requieren la estadía de una noche y que éstas sean aprobadas por el jefe de agencia.

Reembolso de Gastos de Viaje de Individuos con Discapacidades

Cuando se realiza un pedido de pago de reembolso por gastos de viajes que superan aquellos que se autorizan ordinariamente según la Sección 112.061 E.F., y la Norma 3A-42, Código Administrativo de la Florida, y dichos gastos de viajes excesivos fueron incurridos para otorgar un viaje seguro a un individuo con discapacidades, serán pagados en la medida en que los gastos sean razonables y necesarios para el viaje seguro del individuo. Todas las reclamaciones de reembolso serán presentadas de acuerdo con las instrucciones de la sección de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de esta guía de referencias.

Estado de la Florida, Tarjetas de Compras - Viajes

Los costos de transporte y de alojamiento de un viajero pagados con la Tarjeta de Compras del Estado de la Florida (ver "Transacciones de Tarjetas de Compras") serán un pago directo autorizado a proveedores según la Sección, 112.061(13), E.F. Dichos pagos serán considerados debidamente documentados a los efectos de la Sección 112.061(13), E.F., cuando estén registrados en la sección "Viajes Realizados por Transportista Común o Vehículo del Estado" del formulario para viajeros "Comprobante para el Reembolso por Gastos de Viaje".

Transporte

Información

Los gastos de transporte incurridos en relación con el desempeño de una actividad, la cual sirve para un propósito público autorizado por ley para ser desempeñado por la agencia, pueden pagarse directamente al transportista común o a viajeros individuales. El viajero debe utilizar la ruta más directa. Si el viajero utiliza una ruta indirecta para su comodidad, se le recargará al viajero cualquier gasto adicional. El jefe de agencia deberá designar el método más económico para realizar cada viaje, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

Según el Memorándum del Contralor #2(1999-00), si la clase de viaje no es el método más económico para viajar, el jefe de agencia debe autorizar el gasto por escrito y describir las circunstancias que requieren dicho viaje. Esta documentación será adjuntada al comprobante de viaje.

Transportista Común

Los viajeros cuyo transporte se realiza mediante un transportista común, harán uso de cualquier contrato de término del estado de alquiler de aeronave o auto, que esté en vigor en el momento. El no usar los contratos de término del estado requerirá una justificación que será presentada con la información del reembolso. La justificación debe estar permitida por los contratos de término del estado.

Los viajes en aeronave para los cuales no existe un contrato de término del estado deben tener la tarifa y la clase más económica disponible. Sólo se permitirán excepciones cuando estén absolutamente justificadas. Cualquier costo excesivo de contratos de término del estado que no esté absolutamente justificado correrá por cuenta del viajero. Los viajeros no recibirán reembolsos por el uso de un auto más grande que los de clase B en el contrato de alquiler de auto a causa del tamaño o estatura del individuo, a menos que se cumplan los requisitos de la ADA.

Facturación Directa - Transportista Común

Los gastos de transportista común se pueden facturar directamente a la agencia según la Norma 3A-42.007(6), Código Administrativo de la Florida, el viajero puede pagar sus gastos de transportista común y pedir el reembolso. Los pedidos de reembolso por transportista común facturados directamente a la agencia serán facturados por separado por la agencia a favor del proveedor con el viajero como subproveedor (con el comprobante de pago y recargo). Figurarán por separado el número de seguridad social, el nombre y costo del transporte del transportista común y se les colocará el código objeto adecuado. Se debe incluir suficiente información con el comprobante original conservado por la agencia, el cual hace referencia a los gastos de transportista común. Los gastos de transportista común pagados por el viajero deberán estar incluidos en el pedido de reembolso del viajero. Además, las agencias pueden comprar pasajes aéreos utilizando una orden de compra local y pagar directamente al proveedor.

Pasajes Aéreos con Descuentos y Cancelación de Pasajes y Pasajes con Multas por Cambios

Las multas por cancelación de pasajes aéreos con descuentos se pueden pagar con fondos del estado sólo si la causa de cancelación es en el mejor interés del Estado. Los gastos incurridos en pasajes no reembolsables no usados o en multas por cancelación son permitidos si son por el mejor interés del Estado, y si el viajero tiene que cancelar un viaje por enfermedad o muerte de un miembro de su familia inmediata, por lo cual un empleado está autorizado a usar licencia administrativa o por enfermedad. Para los no empleados, el costo de pasajes no reembolsables o las multas por cancelación se pueden pagar en circunstancias en las cuales el viajero habría estado autorizado a usar licencia administrativa o por enfermedad si hubiera sido empleado estatal. Si se cancela un pasaje por conveniencia del viajero, la multa por cancelación no se puede reembolsar con fondos del estado. Las agencias y los viajeros deberán evaluar cuidadosamente las circunstancias y los riesgos de cancelación antes de comprar pasajes con descuentos.

Los comprobantes presentados para el pago de pasajes no reembolsables no usados, multas por cancelación o multas por cambio deben incluir documentación que indique que se incurrió necesariamente en los gastos a la hora de llevar a cabo asuntos del estado que se incurrió en los gastos por enfermedad del viajero o enfermedad o muerte de un miembro de su familia inmediata. Además se debe incluir en el comprobante para el pedido de pago, documentación que verifique que el pasaje no usado ha sido presentado ante la agencia.

Pasajes Aéreos Perdidos

Los recargos relacionados con pasajes aéreos perdidos están permitidos únicamente si la agencia proporciona la justificación sobre por qué el gasto es necesario para que la agencia lleve a cabo sus responsabilidades estatutarias. Los pasajes perdidos por negligencia de empleados no se consideran cargos contra el Estado permitidos.

Sobreventa y Otras Acciones de un Transportista Común

Si un viajero incurre en gastos adicionales debido a sobreventa o cualquier otra acción de una línea aérea u otro transportista común, y el viajero decide que el Estado pague dicho gasto directa o indirectamente, después de toda compensación, de la forma que sea, recibida por el viajero de parte del transportista común por el inconveniente, se acumulará para beneficio del Estado. En tales casos, si se permite al viajero elegir la forma de compensación, la decisión deberá basarse en el mejor interés del Estado. A la hora de determinar si se incurre en gastos adicionales en dichas situaciones, se deben tener en cuenta la compensación al viajero (pago de horas extras, etc.), si correspondiera, así como también los gastos de viaje (por día adicional, comidas, alojamiento, etc.). Si no se incurre en gastos adicionales o los gastos adicionales corren por cuenta del viajero, después, cualquier compensación por parte del transportista común por el inconveniente del viajero, se acumulará para el viajero.

Transporte-Vehículos de Propiedad Privada

Los jefes de agencia pueden autorizar el uso de vehículos de propiedad privada para viajes oficiales en lugar de vehículos de propiedad pública o transporte común. El viajero tiene derecho a un estipendio para millaje a una tarifa fija de 44.5 centavos por milla en vigencia desde el 1 de julio de 2006. El reembolso de gastos relacionados con el funcionamiento, mantenimiento y propiedad de un vehículo no estará permitido cuando se usan vehículos de propiedad privada para asuntos públicos.

No se pagará a los viajeros estipendios por millaje en viajes entre su residencia y sus oficinas centrales o lugar de trabajo regular (Ver AGO 082-34). Si el viaje comienza más de una hora antes o una hora después de las horas de trabajo del viajero, el punto de origen puede ser la residencia del viajero, sólo si las millas reclamadas no pueden superar las millas realmente recorridas.

Estipendios por Millaje

I. Viajeros Transportados Gratuitamente

II. Viajeros Piloteando Aeronaves Personales o Alquiladas

III. Pasajeros en Aeronaves Privadas

IV. Aeronaves Alquiladas

Pagos Complementarios por Millaje Mensual

Los jefes de agencia pueden otorgar estipendios mensuales en montos fijos por el uso de vehículos de propiedad privada en asuntos oficiales en lugar de viajes individuales. Dicho estipendio se puede cambiar en cualquier momento y se realizará en base a una declaración firmada del viajero, presentada antes de que se otorgue o se cambie el estipendio, o al menos anualmente a partir de entonces. La declaración debe mostrar los lugares y distancias de un viaje mensual típico promedio por asuntos oficiales, y los montos que estarían permitidos bajo la tarifa por milla para aprobación del viaje mostrado en las declaraciones, si el pago había sido realizado en base a 44.5 centavos por milla. Se debe presentar una copia del viaje mensual típico promedio con cada pedido de pago del estipendio mensual. Estos pagos deben dirigirse a la Oficina de Nóminas Estatales.

Viaje , Pedidos de Anticipos

Los anticipos pueden ser realizados o autorizados por un jefe de agencia o su persona designada para cubrir costos anticipados de viajes para viajeros. Dichos anticipos pueden incluir los costos de subsistencia y viaje de toda persona transportada al cuidado o bajo la custodia del viajero en el desempeño de sus deberes. Un anticipo de viajes no puede superar el 80 por ciento del gasto en viaje estimado para pagarse al viajero. Se puede hacer una excepción para beneficiarse de un descuento substancial en un pasaje de un transportista común. El anticipo de viajes puede ser igual al 100 por ciento del costo del pasaje con el descuento substancial más un 80 por ciento de lo que resta de los gastos de viajes estimados. Se pueden hacer otras excepciones a la restricción del 80 por ciento, si están aprobadas por la Oficina de Auditoría. Los pedidos para dichas aprobaciones deben ser por escrito y deben demostrar claramente que el incremento en el anticipo de viajes es lo más conveniente para el Estado. La aprobación será por escrito y deberá estar incluida como documentación en el pedido de pago de anticipo de viajes.

Los anticipos para viajes no se pedirán antes de los 10 días laborables anteriores al período de viaje a menos que el viajero pueda proporcionar una justificación de las circunstancias que hacen que esto sea necesario. Es responsabilidad de la agencia que autoriza asegurar que el viajero no tiene más de un anticipo pendiente por vez. Entre algunas excepciones en las se tienen más de un anticipo pendiente se incluyen pasajes aéreos con descuentos y múltiples anticipos para viajes prolongados.

Liquidación de Anticipos para Viajes

El viajero debe completar un formulario de comprobante de reembolso por viajes cuando el período del viaje haya finalizado y presentarlo ante la agencia que lo autoriza dentro de los diez días laborables después del retorno a las oficinas centrales. En el pedido de reembolso por viajes se hará referencia al número de documento estatal del anticipo original. Los gastos de viaje para pagarse al viajero deberán cuadrar con el anticipo para viajes. Si el anticipo para viajes es superior al monto real a pagar, el viajero deberá reembolsar a la agencia dentro de los diez días laborables después de su retorno a las oficinas centrales. Si el monto a pagar al viajero supera el anticipo para viajes, el viajero recibirá el monto neto debido en forma de una garantía de la agencia.

Los anticipos para viajes realizados desde un fondo renovable deben ser liquidados mediante un fondo renovable. El fondo renovable no será reembolsado para el anticipo hasta que el anticipo haya sido liquidado según la Norma 3A-23.005(4)(e), Código Administrativo de la Florida.

Viaje Formularios

La Sección 112.061(11), E.F., requiere que el DFS proporcione formularios de Reembolso de Autorización y Comprobante de Viajes. La Norma 3A-42.003(3), Código Administrativo de la Florida, contempla el uso de la Solicitud de Anticipos en Gastos de Viajes. Todos los oficiales, empleados y personas autorizadas deben utilizar los formularios autorizados o proporcionados por el DFS o los sistemas automatizados aprobados del DFS a la hora de pedir autorización para asistir a un congreso o convención, anticipos para viajes, o reembolsos de gastos de viajes. Las agencias que deseen utilizar un formulario o un sistema automatizado alternativo para satisfacer necesidades exclusivas de la agencia, obtendrán primero la aprobación de la Oficina de Auditoría. Sin embargo, los formularios o sistemas deben cumplir con los requisitos de la Sección 112.061(11), E.F. Los pedidos se presentarán en:

Autorización para Incurrir en Gastos de Viajes

La autorización para viajes se completará para cada persona que pida aprobación para la realización de un viaje a un congreso o convención en el Formulario DFS-AA-13 u otro formulario o medio aprobado. No es necesario presentar la autorización de viajes a la Oficina de Auditoría. Se debe incluir una declaración que exprese los beneficios al Estado junto con la información presentada a la Oficina de Auditoría para el reembolso de gastos incurridos en relación con un congreso o convención. Todos los pedidos de autorización de viajes contendrán evidencia de aprobación del jefe de agencia o su persona designada.

Comprobante para Reembolso de Gastos de Viajes

El pedido de reembolso de gastos de viajes debe realizarse en el formulario aprobado DFS-AA-15 u otros medios aprobados (es decir, un archivo de computadora). Todos los pedidos de reembolso por viajes presentados para el reembolso incluirán evidencia de aprobación del oficial que autoriza el viaje. El viajero y el oficial que autoriza el viaje deben firmar el comprobante de viaje ya sea manualmente o a través de medios electrónicos. Los comprobantes de viajes archivados en la agencia deben contener las firmas originales por escrito o por medios electrónicos.

La Solicitud de Anticipos en Gastos de Viajes, Formulario DFS-AA-25, u otro formulario aprobado deberá ser utilizado por todos los oficiales, empleados y personas autorizadas del estado a la hora de pedir un anticipo para incurrir en gastos de viajes.

También ver "Transacciones de Tarjetas de Compras - Viajes.”

Viaje Apéndice 1

Nota: dirigirse a la referencia del sitio web anterior para obtener el listado completo de estipendios para áreas extranjeras.

Viaje Apéndice 2

Deducciones de Comida para Estipendios Federales Por Día en el Extranjero

Apéndice B a Capítulo 301 - Ubicación de C y Tarifas GI para utilizarse al realizar las deducciones del Estipendio para C y GI

Nota: ver la referencia del sitio web anterior para la tabla completa.

Un voluntario es una persona que, por su propia voluntad, proporciona bienes o servicios a cualquier agencia del estado u organización sin fines de lucro, sin compensación monetaria o material. Cada agencia del estado, mediante el jefe de agencia, está autorizado a contratar, capacitar y aceptar los servicios de voluntarios para ayudar en programas administrados por la agencia.

Las siguientes secciones de los Estatutos de la Florida proporcionan información específica relacionada con los voluntarios.

Calendario de Retención para Comprobantes Originales

Se requiere a las agencias que los originan mantener los comprobantes originales y toda la documentación de apoyo durante un período de cinco años fiscales, siempre y cuando se hayan completado todas las auditorías correspondientes. Sólo se requiere a la Oficina de Auditoría que retenga copias del comprobante y de la documentación de apoyo durante un período de tiempo requerido para asegurar que se han cumplido todos los requisitos administrativos.

Los pagos presentados a la Oficina para el desembolso o la transferencia de fondos serán sólo aquellos pagos autorizados por ley. Si dicha autoridad no es evidente por la naturaleza del pago:

La información que figura en esta sección proporciona pautas generales comunes a todos los gastos.