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COBRANZA DE DEUDAS Y ELIMINACIÓN DE ASIENTO DE BIENES
Cobranza de Deudas:
La División de Contabilidad y Auditoría del Departamento de Servicios Financieros de la Florida, conforme a la Sección 17.04, Estatutos de la Florida (F.S.), es responsable de examinar, auditar, ajustar y liquidar las cuentas de todo aquel que adeude al Estado cualquier propiedad, fondos o dinero, salvo el cumplimiento de los deberes de manutención para niños y los impuestos recaudados por el Departamento Tributario de la Florida, ciertos tipos de asistencia pública administrada por el Departamento de Niños y Familias de la Florida y préstamos estudiantiles administrados por el Departamento de Educación de la Florida. La División ha adoptado el Capítulo 69I-21 del Código Administrativo de la Florida (F.A.C.), Apéndice I, para enumerar las políticas y procedimientos para llevar a cabo sus responsabilidades. Como parte de sus procedimientos, la División intenta cobrar aquellas cuentas morosas que considera cobrables, para lo cual las asigna condicionalmente a un cobrador contratado.
Cuentas por Cobrar y Eliminación de Asiento de Bienes
Cada agencia es responsable de realizar la debida diligencia para garantizar el pago de todas las cuentas a cobrar y otras reclamaciones adeudadas al estado de acuerdo con el Capítulo 69I-21, del Código Administrativo de la Florida. Las agencias normalmente presentan pedidos para ajustar los registros de las cuentas a cobrar luego que la agencia haya cumplido la responsabilidad de realizar la debida diligencia. La evidencia de la misma debe presentarse con el pedido para ajustar los registros de las cuentas por cobrar. Las prácticas en el pasado establecieron que la cuenta debería estar al cobro por lo menos seis meses antes del pedido de ajuste, a menos que se apruebe lo contrario.
Cada agencia es responsable de mantener los registros y controles adecuados de su propiedad de acuerdo con el Capítulo 273 de los Estatutos de la Florida. Las agencias normalmente presentan pedidos para ajustar los registros de propiedad cuando ha habido robo de bienes, o anualmente luego de que dos ciclos de inventario hayan demostrado que se han declarado perdidos algunos bienes. La Sección de Cobranzas de la Oficina Contable analiza el pedido para eliminar el asiento de los bienes de los registros de inventario de la agencia, como parte de los procedimientos razonables, y efectúa un control antes de aprobar el ajuste de los registros de bienes del Estado.
Todo pedido para ajustar los registros de bienes debe contener la siguiente información:
(a) Nombre de la agencia;
(b) Número de la propiedad (si se asignó), descripción, fecha de adquisición y valor neto contable (valor amortizado);
(c) La fecha en que se vio el artículo por última vez y la fecha de los últimos inventarios físicos;
(d) Descripción del por qué se debe ajustar el registro del artículo (pérdida, robo o no reportado);
(e) Copia del informe policial sobre el equipo robado;
(f) Descripción de las medidas tomadas para recuperar el artículo;
(g) Descripción de las medidas tomadas para prevenir futuras pérdidas.
Estatutos y Código Administrativo de la Florida: Secciones 17.04, 17.20, 215.34 de los Estatutos de la Florida; 69I-21 del Código Administrativo de la Florida
Contacto del DFS: Contacto del GRC:
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