DIVISIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La División de Sistemas de Información (DIS, por sus siglas en inglés) planifica, desarrolla, administra y opera los recursos de tecnología de la información (IT, por sus siglas en inglés) para el Departamento de Servicios Financieros (DFS, por sus siglas en inglés), la Oficina de Regulación de Seguros (OIR, por sus siglas en inglés) y la Oficina de Regulación Financiera (OFR, por sus siglas en inglés), los cuales se conocen colectivamente como "Enterprise".    

La Enterprise se basa en gran medida en los recursos de información y IT para el manejo eficiente y efectivo de sus operaciones. Muchos de los recursos de IT de la Enterprise son esenciales para su misión y funciones, y la pérdida de los mismos tendría un impacto inaceptable. Estos recursos de IT son, según lo estipula la política, "hardware/software para el procesamiento de información, recursos de comunicación, aplicaciones estratégicas, personal, contratos con consultores externos de tecnología de la información, recursos de instalaciones, mantenimiento de tecnología de la información, capacitación en tecnología de la información y otros recursos relacionados".

OFICINA DEL DIRECTOR, DIS

La Oficina del Director de la División de Sistemas de Información permite el manejo y administración del programa de IT de la Enterprise. Las responsabilidades del programa de la Oficina del Director, DIS, incluyen:

• Establecer la misión y objetivos de la DIS
• Establecer planes estratégicos, iniciativas a corto y largo plazo
• Establecer y dirigir la implementación de la política de recursos de IT de la Enterprise
• Manejar y administrar
  • el presupuesto de recursos de IT y las funciones de contabilidad de costos
  • la planificación y gestión de proyectos de IT
  • Adquisición de IT y administración de contratos
• Coordinar en forma general las actividades de IT de la Enterprise

OFICINA DE DISEÑO DE PROGRAMACIÓN

La Oficina de Diseño de Programación está compuesta por programadores y analista de computadoras cuya única responsabilidad es el desarrollo y mantenimiento del sistema contable de FLAIR. Esta Oficina es responsable del diseño técnico, programación, e implementación de modificaciones y desarrollo del sistema.

 Las responsabilidades de la Oficina de Diseño de Programación respecto del programa incluyen: 

• Sección de Contabilidad Central:  mantiene el Componente de Contabilidad Central de FLAIR. El usuario principal del Componente de Contabilidad Central is la División de Contabilidad y Auditoría que utiliza el sistema para auditar comprobantes, generar y conciliar garantías y transmisiones de transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés), rendir cuentas por fondos estatales, rastrear pagos contractuales, realizar informes anuales y controlar los pagos a proveedores.
• Sección de Nómina de Pagos:  mantiene el componente de Nómina de Pagos del Estado, incluyendo información del W4; cálculos para la nómina; archivos de empleados e informes estatales y federales. El sistema de nómina de pagos genera pagos normales semanal y mensualmente, y pagos complementarios a empleados, pagos de Premios, Nómina de Pagos de Incentivos de Justicia Penal (CJIP, por sus siglas en inglés), Nómina de Pagos del Servicio Militar del Estado, Pagos de Manutención Ordenados por la Corte y Nóminas de Pago por Pedido.
• Sección de Contabilidad Departamental: mantiene el componente de Contabilidad Departamental de FLAIR, además de ofrecer asistencia en programación a los usuarios de las agencias para facilitar el uso del sistema. La función principal del sistema es proporcionar un sistema contable de libro mayor general a las agencias estatales.
• Sección de Almacén de Información:  mantiene el Almacén de Información de FLAIR.  Este subsistema contiene información operativa detallada de Contabilidad Central, Contabilidad Departamental y Componente de Nómina de Pagos, además de sistemas externos como la Oficina del Tesorero del Estado y la Oficina Ejecutiva del Gobernador para brindar asistencia a las agencias con sus necesidades de información. Esta sección ofrece el principal apoyo técnico al sitio Web de FLAIR.

OFICINA DE DISEÑO DE SISTEMAS CONTABLES

La Oficina de Diseño de Sistemas Contables está compuesta por contadores responsables del análisis, diseño funcional, implementación y capacitación de las divisiones que componen FLAIR. La Oficina trabaja con usuarios finales en las Agencias Estatales y la División de Contabilidad y Auditoría para interpretar qué se requiere para satisfacer las solicitudes de modificaciones del sistema funcional. Las responsabilidades del programa de la Oficina de Diseño de Sistemas Contables incluyen: 

• Sección de Contabilidad Departamental: analiza y revisa modificaciones y determina los requerimientos funcionales del componente de Contabilidad Departamental de FLAIR, redacta especificaciones funcionales y realiza pruebas de seguridad de calidad de todas las modificaciones al sistema, garantiza la integridad financiera y trabaja junto con programadores de aplicaciones para implementar estos cambios. FLAIR Departamental ofrece a las agencias estatales un sistema contable de libro mayor general.
• Sección de Contabilidad Central: analiza y revisa modificaciones, y determina los requerimientos funcionales del componente de Contabilidad Central de FLAIR, redacta especificaciones funcionales y realiza pruebas de seguridad de calidad de todas las modificaciones al sistema y trabaja junto con programadores de aplicaciones para implementar estos cambios. Esta es la parte de FLAIR que almacena los archivos del Tesorero. El principal usuario del componente de Contabilidad Central es la División de Contabilidad y Auditoría, que utiliza el sistema para auditar comprobantes, generar y conciliar garantías y transmisiones de transferencia electrónica de fondos (EFT), rendir cuentas por fondos estatales, rastrear pagos contractuales, realizar informes anuales y controlar los pagos a proveedores.
• Sección de Nómina de Pagos: analiza y revisa modificaciones, y determina los requerimientos funcionales del componente de Nómina de Pagos de FLAIR, redacta especificaciones funcionales y realiza pruebas de seguridad de calidad de todas las modificaciones al sistema y trabaja junto con programadores de aplicaciones para implementar estos cambios. La Sección de Nómina de Pagos es responsable de la información del W4, cálculos para la nómina, archivos de empleados e informes estatales y federales. Los ciclos de pagos incluyen: pagos quincenales, mensuales, complementarios a empleados, pagos de premios, Nómina de Pagos de Incentivos de Justicia Penal (CJIP), Nómina de Pagos del Servicio Militar del Estado, Pagos de Manutención Ordenados por la Corte y Pagos por Pedido.
• Sección de Almacén de Información: analiza y revisa modificaciones, y determina los requerimientos funcionales del Almacén de Información, redacta especificaciones funcionales, realiza pruebas de seguridad de calidad de todas las modificaciones al sistema, trabaja junto con programadores de aplicaciones para implementar los cambios solicitados, y brinda apoyo técnico al mantenimiento del sitio Web de FLAIR. El Almacén contiene información operativa detallada de Contabilidad Departamental, Contabilidad Central, Nómina de Pagos, la Oficina del Tesorero del Estado y la Oficina Ejecutiva del Gobernador. El Almacén se utiliza para brindar asistencia a las agencias con sus necesidades de información.
• Sección de Educación de FLAIR: ofrece capacitación a todas las agencias del estado sobre las mejores prácticas para el uso del sistema, elabora y mantiene todos los manuales para el usuario final y materiales de capacitación, y responde consultas de agencias con necesidades especiales o preguntas sobre el sistema.

OFICINA DE INFRAESTRUCTURA DE LA UNIDAD CENTRAL

La Oficina de Infraestructura de la Unidad Central ofrece, apoya y maneja los servicios de unidad central para la Enterprise, incluyendo operaciones, programación del sistema, y entrada y salida de producción para procesos por lotes tanto en la unidad central como en el entorno de clientes-servidor. Las responsabilidades de la Oficina de Infraestructura de la Unidad Central respecto del programa incluyen:

• Proporcionar los recursos necesarios para brindar apoyo a las aplicaciones de la unidad central de la Enterprise y a la Oficina Ejecutiva del Sistema Legislativo de Asignaciones/Sistema de Planificación y Presupuesto del Gobernador.
• Permitir compartir sistemas de aplicaciones, datos y otros recursos de tecnología de la información en todo el Estado
• Proporcionar servicios de unidad central-impresión
• Brindar apoyo a la programación de sistemas de la unidad central
   

OFICINA DE INFRAESTRUCTURA DISTRIBUIDA

La Oficina de Infraestructura Distribuida ofrece, administra y brinda apoyo a las comunicaciones de datos y telecomunicaciones en redes locales y de zonas de mayor amplitud; sistemas de la Enterprise que consisten en mensajes, directorio activo, Citrix, redes de áreas de almacenamiento, procesos de copias de seguridad, protección anti-virus y apoyo técnico al hardware del servidor; sistemas de aplicaciones de la web de la Enterprise; todos los aspectos de los sistemas de web (intranet, internet y extranet), incluyendo diseño, publicación y mantenimiento, imagen de la Enterprise y sistemas de administración de documentos electrónicos; y planificación, instalación, control y mantenimiento de todas las computadoras personales de la Empresa. Las responsabilidades de la Oficina de Apoyo a la Infraestructura Distribuida respecto del programa incluyen:

• Mantener las redes locales y de zonas de mayor amplitud

• Mantener el hardware y sofware, las aplicaciones y los servicios de impresión en red, de la red.
• Ofrecer servicios de archivo/impresión, imágenes/archivo de documentos, base de datos, acceso a la Web, acceso remoto y manejo de LAN/WAN
• Administrar telecomunicaciones con el Protocolo de Voz en Internet (VoIP, por sus siglas en inglés)

• Planificar, diseñar, y ajustar el rendimiento de los entornos de red en las áreas de almacenamiento en toda la organización

• Coordinar la planificación, mantenimiento y accesibilidad a los contenidos de la Enterprise y a los generados por la misma, y a los servicios relacionados con los contenidos

• Realizar e implementar el diseño técnico para la presencia de la Enterprise en Internet

• Supervisar y mantener la instalación, configuración y apoyo de las aplicaciones de la Enterprise

• Administrar los sistemas de administración de documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) de la Enterprise

• Ofrecer un solo lugar de contacto para que los usuarios finales obtengan apoyo y mantenimiento dentro del entorno de computadoras de escritorio de la Enterprise.

• Administrar la instalación, diagnóstico, reparación, mantenimiento y mejoras de todos los equipos de hardware de PC y software para asegurar el óptimo funcionamiento de las terminales

OFICINA DE APLICACIONES FINANCIERAS

La Oficina de Aplicaciones Financieras es responsable del desarrollo, mantenimiento y soporte de aplicaciones y sistemas utilizados en las funciones de Tesorería, Regulación Financiera, Contabilidad y Auditoría, Equipo Directivo, Funerales y Cementerios, Administración de Riesgos, Fraude de Seguros, y Administrativas de la Enterprise. La Oficina ofrece liderazgo y guía a través del grupo de Estructura Enterprise para .NET y es responsable del apoyo de .NET Enterprise Framework.  Las responsabilidades de la Oficina de Aplicaciones Financieras respecto del programa incluyen:

• Desarrollo de nuevos sistemas/aplicaciones

• Mantenimiento y apoyo a los sistemas/aplicaciones existentes

• Guía y apoyo a los contratos de IT del Área Comercial

• Grupo de Arquitectura Enterprise

• Mantenimiento/mejora del NET Enterprise Framework

• Estándares y lineamientos .Net

• Inicio rápido y códigos de muestra de .Net

OFICINA DE APLICACIONES DE SEGUROS

La Oficina de Aplicaciones de Seguros es responsable del diseño; desarrollo; mejora; mantenimiento y soporte técnico de las aplicaciones y sistemas utilizados en la administración reguladora, legal y de riesgos, y en funciones administrativas. Las responsabilidades de la Oficina de Aplicaciones de Seguros respecto del programa incluyen:

• Brindar apoyo a los sistemas de tecnología de la información asociados con las siguientes funciones comerciales: regulación de compañías aseguradoras, regulación de agentes y agencias de seguros, investigaciones de agentes y agencias, servicios al consumidor de seguros, fraude de seguros, administración de riesgos y servicios del jefe de bomberos. El trabajo que se realiza en esta Oficina puede incluir software comprado o desarrollado en la misma; desarrollo, implementación e instalación de sistemas de unidad central, cliente/servidor y sistemas con base en la Web; y compra y administración de servicios de asesoría para el desarrollo y mantenimiento de sistemas. 
• Documentar y analizar requerimientos comerciales, desarrollar especificaciones técnicas de sistemas para nuevos sistemas y para modificar/mejorar sistemas ya existentes, construir, mejorar y mantener sistemas y manejar proyectos de desarrollo de sistemas que involucran empleados de contratistas.